De vakantie-checklist voor ondernemers met een Mac

Voor een aantal van ons is de vakantie alweer begonnen of in zicht. Voor ondernemers kan deze periode best stressvol zijn. Het is vooral een kwestie van afronden en lijstjes wegwerken. Omdat je zelf al genoeg lijstjes moet maken, wil ik je met de Mac een handje helpen. Waar moet je allemaal aan denken om het digitale gedeelte van je ondernemerschap goed en veilig achter te laten of juist mee te nemen? Hieronder vind je de vakantie-checklist voor alle ondernemers met een Mac.

Leg je back-up op een veilige plek

Maak je regelmatig back-ups? Dan ben je al heel goed bezig. Helemaal mooi is het als je dit via Time Machine doet, dan gaat het namelijk automatisch. Houd hierbij de gouden 3-2-1 regel in gedachte en versleutel de back-up indien nodig.

Naast een geautomatiseerde back-up is het verstandig om voordat je op vakantie gaat de externe schijf bij de buren of een andere bekende is huis te leggen. Mocht er worden ingebroken en zowel je Mac als back-up zijn verdwenen dan heb je niets meer. Heb je een Time Capsule en wil je liever niet je hele netwerk uit de lucht halen? Schaf dan voor een paar tientjes een mobiele externe schijf aan en sluit deze aan op je Mac. Je kunt er nu voor kiezen om een tweede kopie te maken, maar dan op deze schijf. Kies “gebruik beide”, wacht tot de back-up voltooid is en bewaar de schijf in een ander pand.

Maak je gebruik van een cloud dienst, zoals iCloud, Dropbox of Google Drive? Dan staan deze bestanden ook al op een locatie buiten de deur (online). Een Time Machine back-up kan aanvullend werken omdat hierin een complete kopie van je Mac wordt gemaakt, dus ook de programma’s, instellingen en bestanden die lokaal staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de mappen ‘Afbeeldingen’, ‘Downloads’ en ‘Films’.

Stel een Out-of-Office reply in

Misschien is het voor de hand liggend, maar stel een out-of-office reply in voor mail en pas ook de voicemail aan. Zet er (of spreek) de data van vetrek en terugkomst in met één dag marge. Zo heb je nog een dag om door de stapel ongelezen mails te gaan voordat je weer wordt overladen met telefoontjes.

Het instellen van een out-of-office reply kan bij je hosting provider — degene die jij betaalt voor het hosten van jouw mail (en meestal ook je website). Vaak kun je daar inloggen in een configuratie scherm (cPanel of DirectAdmin) en de tekst zelf aanpassen. Zo niet, vraag het tijdig aan degene die voor jou de website en mailadressen beheert. Tips voor een goede tekst vind je hier.

Je kunt ook gebruik maken van Apple mail Regels. Eventueel kun je zelfs al een paar dagen van te voren in je handtekening opnemen dat je op bepaalde data afwezig bent. Zo kunnen jouw klanten er ook rekening mee houden. Dit kun je doen bij Mail > Voorkeuren > Handtekeningen.

Hoe je de verschillende manieren van het instellen van een out-of-office reply gebruikt kun je hier lezen.

Koop een slot voor je Mac

Blijft je Mac onbeheerd achter op kantoor of thuis? Zet deze dan vast met een slot. Het zal misschien geen betonschaar tegenhouden, maar ontmoedigd op zijn minst. 

Bij een iMac kun je gebruik maken van diverse kabelsloten. Aangezien je het slot door de uitsparing in de voet kunt halen heb je veel keuze. Het mooiste is wel als je gebruik maakt van het daarvoor bestemde sleufje net onder de voedingskabel zoals bij dit slot, maar dit kan alleen bij iMac modellen tot 2020. De nieuwste iMacs hebben deze optie niet meer.

Wil je je MacBook vastzetten met een slot? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van diverse adapters in combinatie met een Kensington slot.

Check de WiFi faciliteiten op je vakantiebestemming

Als ondernemer is het wel zo fijn als je af en toe (niet te vaak dus!) even je mail/social media kunt checken tijdens je vakantie. Controleer van te voren of je WiFi hebt op je vakantiebestemming.

Ga je op vakantie binnen de EU? Dan kun je tegenwoordig binnen je bundel bellen en internetten. Zet hiervoor ‘Dataroaming’ aan bij Instellingen > Mobiel netwerk > Opties mobiele data. Ga je buiten de EU? Bedenk dan of je misschien een 3G/4G/5G kaartje of buitenlandbundel wilt aanschaffen bij je provider. Het is makkelijker om dit voor je vakantie alvast uit te zoeken. De mogelijkheden verschillen per provider. Vraag daar ook naar de voorwaarden.

Installeer en TEST

Is het onvermijdelijk dat je tijdens je vakantie in het buitenland ook af en toe moet werken? Zorg dan dat je de benodigde software hebt geïnstalleerd en vooral getest. Je zal niet de eerste zijn die b.v. zijn/haar wachtwoord is vergeten en daardoor ergens niet bij kan. Niet iets waar je in je vakantie mee bezig wilt zijn. Zorg dat de belangrijkste wachtwoorden in je wachtwoordmanager staan en gesynchroniseerd zijn.

Vergeet je reisstekker niet

Ga je naar een ander continent en moet je daar je iPhone, iPad en/of Mac kunnen opladen? Controleer dan of je daar de juiste stekkers voor hebt. Bij Apple kun je een compleet reisstekker-pakket kopen. Ga je naar het Verenigd Koninkrijk, Singapore of Hongkong, en heb je nog een oude reisstekker liggen? Controleer dan of jouw reisstekker in aanmerking komt voor het vervangingsprogramma van Apple voordat je hem in gebruik neemt.

Plan een extra dag voor je mails

Kom je op zaterdag terug van vakantie? Geef dan aan dat je maandag of dinsdag pas weer aan het werk gaat. Zo heb je nog een extra dag om mails te beantwoorden en weer een beetje op gang te komen. Als je de volgende dag weer gelijk aan de slag gaat sta je meteen alweer 1-0 achter en dat is zonde van je welverdiende vakantie!