De Contacten App van Apple beheert en synchroniseert alle contacten voor je. De meeste van ons gebruiken het dagelijks en binnen verschillende applicaties. Je kunt groepen maken, meerdere accounts toevoegen en heel basic of juist heel uitgebreid informatie per contact toevoegen. Met de volgende tips wil ik je helpen nóg meer uit deze toepassing te halen.
Creëer overzicht
Alles begint met overzicht. Hierdoor werkt je contacten app soepeler en kun je sneller vinden wat je zoekt. Begin bij het uitzetten van overbodige accounts. Als je naar Contacten > Voorkeuren > Accounts gaat kun je precies zien welke accounts contacten binnenhalen. Zitter hier accounts bij die je helemaal niet voor contacten gebruikt? Schakel deze dan uit. De contacten die je wel wilt gebruiken kun je uiteraard opschonen door er één-voor-één doorheen te lopen. Met de optie Contacten > Kaart > Zoek dubbele vermeldingen kun je snel alle dubbele contacten uitfilteren.
Deel je contacten op in groepen
Wat overzicht kan geven, vooral als je veel contacten hebt, is het indelen in groepen. Maak een nieuwe groep aan via Archief > Nieuwe groep of door op het plusteken achter de accountnaam te klikken. Geef de groep een naam en sleep de gewenste contacten erin. Let op: hij verplaatst het contact niet vanuit ‘Alle contacten’, maar past enkel een filter toe. Het contact is dus nog steeds te vinden in ‘Alle contacten’. Klik je op de groep, dan krijg je alleen de contacten te zien die daartoe behoren. Verwijder je een contact uit een groep, dan kun je kiezen voor het alleen verwijderen uit de groep of ook uit ‘Alle contacten’.
Erg handig is dat deze groepen ook automatisch worden herkent in het Apple Mail programma. Zodra je de eerste letters van een groep intikt in het Aan: of CC: veld wordt deze aangevuld met de naam van de groep. Als je deze bevestigd door op Enter te drukken worden alle adressen van deze groep automatisch ingevuld.
Print etiketten of enveloppen
Als je adresetiketten of enveloppen wilt bedrukken met de adressen van contacten op je Mac, dan kun je dit het makkelijkste via de Contacten applicatie doen. Selecteer hiervoor de gewenste adressen (eventueel door eerst een groep aan te maken) en kies voor Archief > Druk af (cmd + P). Klik, indien nodig, op ‘Toon details’. Vanuit hier kun je diverse standaard etiketten en enveloppen kiezen of zelf toevoegen.
Contacten naar Numbers of Excel
Je kunt contacten (via Archief > Exporteer) exporteren als vCard om ze in andere toepassingen te kunnen verwerken. Ook is het mogelijk contacten om te zetten naar een spreadsheet. Dit kan door een nieuw document te openen in Numbers en de gewenste contacten vanuit de Contacten applicatie naar het lege document in Numbers te slepen. Er worden automatisch kolommen aangemaakt en als je er later contacten aan toevoegt worden de gegevens netjes over de bestaande de kolommen verdeeld. Vanuit Numbers kun je dit document weer opslaan in verschillende formaten of exporteren naar het Excel of PDF formaat.
Automatisch de verjaardagen in je agenda
Je kunt aan elk contact een geboortedatum toevoegen. Doe je dit, dan zal deze automatisch verschijnen in de Apple Agenda applicatie. Verjaardagen worden in de Agenda aangegeven met een cadeau-icoon. Je kunt bij Agenda > Voorkeuren > Meldingen aangeven of je hier ook een melding voor wilt ontvangen.
Slimme groepen maken
Naast gewone groepen kun je ook slimme groepen aanmaken binnen Contacten. Ga hiervoor naar Contacten > Archief > Nieuwe slimme groep. Geef de groep een naam (bijvoorbeeld: Verjaardagen komende maand) en voer 1 of meer voorwaarden in. In dit voorbeeld ‘Jarig ligt in de volgende 30 dagen’. Zodra ik deze slimme groep aanklik laat hij mij de verjaardagen zien die de komende 30 dagen zullen komen zodat ik op tijd een kaartje kan sturen. Zo kun je ook makkelijk alle adressen in een bepaalde plaats of de laatst gewijzigde contacten verzamelen.
Dag Claire,
Ik kan geen contacten meer bijmaken. Telkens als ik de naam invul bij een ‘nieuwe contact’, springt het weg.
Heb jij een idee hoe dat komt?
Is het aantal contacten beperkt?
groetjes,
Chris Meulemans
Ha Chris,
Dat klinkt als een een foutje in de software. Is je systeem helemaal up-to-date?
Het aantal contacten is niet helemaal ongelimiteerd, maar kan zeker veel kaarten bevatten. Als je iCloud gebruikt kun je er tot 50,000 opslaan.
Groetjes,
Claire
Beste Claire, ik doe iets fout denk ik. Ik plaats nieuwe contacten in een aangemaakte map Leerlingen 21-22. Deze staan dus meteen in ‘alle contacten’ Als ik een leerling verplaats van Leerlingen 21-22 naar de map oud leerlingen en ik wis het contact uit de eerste map dan is het contact ook meteen verdwenen uit de map oud leerlingen en uit ‘alle contacten’ en dat is niet de bedoeling. Ik wil oud leerlingen behouden voor nieuwsbrieven e.d.
enig idee?
M.vr.gr.
Rob
Ha Rob,
Als je een contact toevoegt aan een groep blijft hij/zij gewoon in ‘Alle contacten’ zichtbaar. Zodra je het contact uit ‘Alle contacten’ verwijdert, verdwijnt deze ook uit alle groepen waarin deze is gezet. Een groep is namelijk eigenlijk alleen een soort filter van al je contacten. Als je een contact uit een groep verwijdert wordt er gevraagd of je dit contact alleen uit de groep óf helemaal (dus uit alle groepen en contacten) wilt verwijderen. Als je hier kiest voor “Verwijder uit groep” zou het contact nog zichtbaar moeten zijn in de andere groepen waaraan het is toegevoegd en dus ook bij ‘Alle contacten’.
Hopelijk kun je hiermee verder!
Groetjes,
Claire