Als ondernemer schrijf je, als het goed is, regelmatig facturen. Ik merk dat elke ondernemer dat weer anders doet. De één maakt er een kunstwerk van, terwijl de ander het graag zo snel mogelijk gedaan heeft. Aangezien ik in het begin ook heb moeten ontdekken wat de handigste manier is om nette facturen te maken op een Mac wil ik deze kennis graag met jullie delen. Om het zo voordelig mogelijk te houden gebruikte hier altijd Pages voor. Een prima programma om dit mee te doen.

Stap 1: Pages installeren

Tegenwoordig zit Pages automatisch op de Mac als je deze koopt. Heb je echter een Mac van voor 2013 dan was dit nog niet het geval. Inmiddels heb je Pages misschien al gekocht. Zo niet, klik dan hier en schaf Pages aan voor slechts €19,99. Om je alvast op weg te helpen schreef ik al eerder een blog met de 5 beste functies van Pages. Is Pages geïnstalleerd? Dan ben je er klaar voor!

Stap 2: Sjabloon maken

Nu is het tijd om creatief te worden. Je gaat een sjabloon maken wat als basis dient voor je toekomstige facturen. Als je Pages opstart en kiest voor een nieuw document krijg je al een aantal standaard sjablonen van Apple te zien. Onder “Diverse” vind je ook een Factuur-sjabloon. Je kunt deze gebruiken als uitgangspunt. Ik heb er ook eentje gemaakt die je hier kunt downloaden en gebruiken als basis. Open deze door er dubbel op te klikken en pas hem aan naar eigen wens in Pages. Uiteraard kun je ook beginnen met een leeg document en zelf een factuur opstellen.

Op de factuur moet in ieder geval te vinden zijn:

• jouw (bedrijfs)naam en adres
• het logo van je bedrijf, als je dat hebt
• de (bedrijfs)naam en adres van de klant
• jouw btw-nummer
• jouw KvK nummer
• de datum waarop de factuur is uitgereikt
• een uniek volgnummer
• een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
• de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd
• de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
• het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
• het btw-tarief dat je in rekening brengt
• het btw-bedrag

Je zult zien dat er in beide voorbeelden een tabel is ingevoerd voor het gedeelte met bedragen. Dit is handig als je automatisch het btw- en totaalbedrag wilt laten invullen. Door dit te automatiseren voorkom je fouten.

Tip: De datum kun je ook invoegen via: Voeg in… > Datum en tijd. Deze kun je vervolgens met 1 klik instellen op de datum van vandaag.

Is het document precies zoals je wilt, uiteraard nog zonder klant gegevens? Sla deze dan nu op als sjabloon door te kiezen voor Archief > Bewaar als sjabloon… Klik vervolgens op “Voeg toe aan sjabloonkiezer” en geef het sjabloon een naam.

Stap 3: Een factuur maken en versturen

Is het tijd om je eerste Pages factuur uit te schrijven? Mooi! Open Pages en kies voor “Nieuw Document”. Ga in de sjabloonkiezer naar “Mijn sjablonen” en kies het juiste sjabloon uit. Je krijgt nu je opgeslagen format te zien. Deze wordt geopend als nieuw document. Zo heb je altijd hetzelfde uitgangspunt en kun je de ingevulde versie nooit vergeten op te slaan.

Als je de factuur helemaal hebt ingevuld kun je hem het beste opslaan als Pages document. Mocht je later nog iets moeten aanpassen dan kan dat gemakkelijk in het origineel. Bewaar de Factuur met cmd + S of Archief > Bewaar… Het is handig om het factuurnummer als bestandsnaam te gebruiken. Als je de factuur naar de klant gaat sturen wil je echter geen bewerkbaar, origineel bestand delen. Ook kunnen klanten die geen Mac of Pages hebben het Pages bestand niet openen. Het moet dus worden geëxporteerd naar een ander formaat. Het meest geschikt hiervoor is PDF. Kies Archief > Exporteer naar… > PDF om dit te doen. De PDF kun je opslaan en uiteindelijk naar de klant sturen.

Tip: Verstuur je facturen meestal per mail? Dan kun je de stap van een PDF bewaren eventueel overslaan. Ga hiervoor niet naar Exporteren, maar kies Druk af… (cmd + P). Klik linksonder op het Pdf menu en klik op e-mail PDF. Er wordt nu automatisch een mail aangemaakt met de factuur in PDF als bijlage.

Het kan nóg sneller!

De bovenstaande methode heb ik een paar jaar gebruikt en werkte voor mij heel goed. Zolang je niet boven de 10 facturen per maand komt zou ik dit ook aanraden. Het is namelijk erg voordelig en relatief overzichtelijk en snel.

In de laatste jaren is mijn bedrijf in een stroomversnelling geraakt. Het aantal facturen werd hoger en ik kreeg behoefte aan meer overzicht. Vanaf dat moment ben ik overgestapt op een online factureringsprogramma: MoneyBird. Hiermee heb je direct inzicht in alle inkomsten en uitgaven, wordt de BTW aangifte een fluitje van een cent en kan ik diverse rapporten inzien. Ook is het makkelijker om offertes om te zetten in facturen en hier later ook weer de herkomst van terug te vinden. Kortom: als je echt gaat groeien overweeg dan €10 per maand uit te geven aan (het Nederlandse) MoneyBird. Dan gaat het allemaal nóg sneller!

Hoe maak jij facturen op je Mac?
Laat het hieronder weten!