Vele van ons krijgen dagelijks een enorme berg aan mail te verwerken. Hierdoor kan het mailprogramma nogal onoverzichtelijk en chaotisch overkomen. Met deze 6 praktische tips krijg je weer controle over je mailbox. Daarnaast kun je werken met zogenaamde ‘Regels’. Van een automatische out-of-office-reply en geautomatiseerde mappen tot verschillende soorten markeringen. In dit artikel bespreek ik verschillende Regels om meer overzicht te creëeren in Mail. Om een regel toe te voegen ga je naar Mail > Voorkeuren > Regels en kies je voor ‘Voeg regel toe’.
Laat sommige mails opvallen
Meer overzicht betekent in veel gevallen het in één oog opslag kunnen onderscheiden van de verschillende thema’s of onderwerpen. Je kunt dit binnen Mail op verschillende manieren doen. Met Regels kun je dit proces automatiseren. Drie van deze manieren zijn:
Geef mails een kleurtje
Door de achtergrond van bepaalde mails een kleur mee te geven kun je ze snel onderscheiden van anderen. Hiermee zie je direct welke mails voldoen aan de door jouw gekozen criteria. Dit kan bijvoorbeeld de mail van een bepaald persoon zijn of met een specifiek onderwerp zoals “aanvraag” of “verzendbevestiging”. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stel kleur van bericht in’. Je kunt zowel de achtergrond als de tekst een kleurtje geven. Uiteraard valt een achtergrond meer op.
Markeer bepaalde mails
Vergelijkbaar met bovenstaande is het meegeven van een markering. Dit is het welbekende vlaggetje. Je kunt kiezen uit 7 kleuren. Het voordeel van markeringen is dat je daarop ook kunt selecteren. Als je in de linker balk klikt op ‘Gemarkeerd’ zie je namelijk alleen de gemarkeerde mails (ongeacht welke kleur). Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘ken markering toe’.
Speel een geluid af
Je kunt er ook voor zorgen dat er automatisch een geluid wordt afgespeeld als een bepaalde mail binnenkomt. Zo wordt je direct alert gemaakt op belangrijke inkomende berichten. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘speel geluid af’.
Maak gebruik van geautomatiseerde mappen
Regelmatig kom ik mailaccounts met veel mappen tegen. Mits het er niet teveel zijn kan dit heel overzichtelijk werken. Met Regels kun je het proces van je mails in mappen zetten automatiseren. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘verplaats bericht’. Kies vervolgens daarnaast de map waarin je de mail wilt zetten. De mail wordt nu verplaatst naar deze map en verdwijnt uit je inbox.
Doorsturen
Zijn er sommige mails die je altijd doorstuurt, zoals bijvoorbeeld binnenkomende facturen? Dan kun je deze automatisch laten doorsturen naar een ander adres. Dit kan ook handig zijn als je een paar dagen niet bereikbaar bent en iemand anders tijdelijk je mails moet binnenkrijgen. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stuur bericht door’ en vul het adres in.
Mails automatisch beantwoorden
Ga je op vakantie en wil je een out-of-office reply instellen? Dan kun je daar ook Regels voor gebruiken. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte het account en kies bij de taken eronder voor ‘beantwoord bericht’. Je kunt zelf de antwoordtekst invoeren. Als je deze regel opslaat krijg je de vraag of je de regel ook wilt toepassen op de berichten die al in de postbussen staan of alleen op nieuwe berichten. Kies bij een out-of-office reply altijd voor “pas niet toe” anders stuur je alle al binnengekomen mails ook een reply.
Let op: voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Je kunt je Mac dus niet uitzetten of uitloggen. Wil je dit wel? Dan kun je de out-of-office reply beter bij je provider instellen. Je kunt het automatisch beantwoorden natuurlijk wel gebruiken voor andere doelen zoals een bericht dat je de mail hebt ontvangen en zo snel mogelijk zal reageren. .
Waar je op moet letten
Als je een regel opslaat krijg je de vraag of je de regel ook wilt toepassen op de berichten die al in de postbussen staan of alleen op nieuwe berichten. Je kunt regels ook later op bestaande berichten toepassen door Bericht > Pas regels toe te kiezen. Als je meerdere regels opstelt, worden deze toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst met regels staan. Sleep een regel omhoog of omlaag om de volgorde te wijzigen. Als je iCloud Drive gebruikt, zijn de regels ook beschikbaar op alle andere Mac-computers waarop iCloud Drive is ingeschakeld. Je kunt regels in- en uitschakelen bij Mail > Voorkeuren > Regels. Voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Staat je Mac uit of is het account uitgelogd, dan worden de regels pas bij het openen van Mail weer toegepast.
