Als ondernemer heb je buiten het helpen van je klanten aardig wat dagelijkse taken. Deze komen steeds terug en kunnen veel tijd kosten. Door dit soort taken handmatig te doen kan het zijn dat er fouten insluipen, misverstanden bestaan of er kansen gemist worden. Ons advies: automatiseer een aantal belangrijke taken zodat jij je kunt focussen op je daadwerkelijke vak. Daarom deze week een aantal handige tools voor ondernemers om je bedrijf te automatiseren.
1. Social media inplannen
Iets wat zeker dagelijks terugkomt (of zou moeten komen) bij elke ondernemer is het plaatsen van berichten op social media. De meeste bedrijven hebben meerdere accounts zoals Facebook, Twitter en Google Plus. Het kan behoorlijk wat werk zijn om hier berichten voor te schrijven en te plaatsen. Daarbij moet je ook rekening houden met de tijdstippen dat jouw (potentiële) klanten online zijn en dat is niet altijd het moment dat je zelf ook online bent.
Met tools als Hootsuite (uitgebreider) en Buffer (makkelijker in gebruik) kun je dit proces redelijk automatiseren. Uiteraard moet je nog steeds zelf je teksten en beelden verzamelen, maar je kunt je berichten van te voren inplannen en ze tegelijk posten op de verschillende kanalen. Hierdoor hoef je maar 1 of 2 keer in de week te gaan zitten en plan je al je berichten achter elkaar in. Dat scheelt een hoop tijd.
2. Interne communicatie
Als je een team hebt of op een andere manier veel samenwerkt met anderen kan interne communicatie veel tijd kosten. Ik merk dat bij gebruik van bijvoorbeeld iMessage of What’s App snel misverstanden kunnen ontstaan. Daarnaast worden belangrijke conversaties al snel ondergesneeuwd door dagelijkse onderonsjes waardoor ze nauwelijks zijn terug te vinden.
Gelukkig is er Slack. Ik gebruik dit chat-programma nu een aantal jaar om met mijn band te communiceren en het werkt beter dan verwacht. Je kunt verschillende kanalen opzetten en per kanaal kiezen welke personen eraan deelnemen. Zo kun je er bijvoorbeeld één aanmaken voor gesprekken over aanstaande vergaderingen of het personeelsuitje. Iedereen die deelneemt aan een kanaal krijgt in principe een melding als er een nieuw bericht is, maar je kunt dit per kanaal uitzetten. Ook kun je 1 op 1 gesprekken voeren door de “direct message” functie te gebruiken. Je kunt bestanden delen met elkaar en het tegelijk gebruiken voor diverse teams.
Slack is gratis te downloaden voor de Mac, Windows, iPhone, iPad en Android apparaten. Er is ook een betaalde versie verkrijgbaar met meer opties.
3. Commerciële communicatie
Voor het versturen van mailings en nieuwsbrieven gebruiken veel ondernemers al een tool. De meest gebruikte is MailChimp. Hiermee kun je alles tussen het aanmelden op je website en het regelmatig versturen van mailings automatiseren. Met de betaalde, pro-versie kun je nog veel meer waaronder het versturen van een aantal opvolging-mails na de eerste aanmelding.
Met Active Campaign kun je nog een stapje verder gaan. Hiermee kun je namelijk een heel pad maken dat jouw lezers bewandelen als ze zich aanmelden voor je nieuwsbrief. Je kunt dit helemaal aanpassen op het gedrag van de klant. Voor $17 per maand kun je ermee aan de slag. Je kunt het ook gratis 14 dagen uit proberen.
4. If This Then That
Het was al eens “App van de week” in onze nieuwsbrief. Met IFTTT (if this then that) kun je zo’n beetje alle diensten die je veel gebruikt op elkaar laten aansluiten. Combineer bijvoorbeeld MailChimp en Slack door automatisch de statistieken van de nieuwsbrief te delen met het team. Of synchroniseer nieuwe iOS contacten met Google. Zo’n koppelingsrecept heet een Applet. Als je een aantal van de veelgebruikte, door IFTTT ondersteunde, diensten gebruikt zitten er zeker handige Applets voor je tussen. Ze helpen ondernemers alvast op weg met onder andere 18 Applets voor ondernemers, maar je kunt ze helemaal zelf samenstellen.
IFTTT is het makkelijkste aan te sturen met de bijbehorende mobiele app.
5. Standaardmails klaarzetten
Het versturen van een “standaard mail” klinkt heel onaardig, maar dat hoeft het niet te zijn. In sommige gevallen moet je bepaalde zinnen of gedeeltes nou eenmaal regelmatig delen met verschillende personen of klanten. Heb je er al eens aan gedacht om hier je mail handtekening voor te gebruiken? Ga in Mail naar Voorkeuren en kies voor Handtekeningen. Maak hier een handtekening aan met de tekst die je vaak gebruikt en sla deze op. Nu kun je bij het maken van een nieuw bericht deze standaard mail als uitgangspunt gebruiken voor je e-mail. Welke (gedeeltes van) mails zou jij kunnen voorprogrammeren?
6. Factureren met MoneyBird of MoneyMonk
Gebruik je nog geen software voor het maken van offertes en facturen? Dan kan het online MoneyBird jou veel tijd besparen. Je kunt er klanten en producten inzetten, offertes maken en factureren. Veel hierbinnen is geautomatiseerd. Daarnaast kun je het ook gebruiken om de inkoopbonnen in te voeren en staat de juiste BTW aangifte al voor je klaar om over te nemen. Met de resultatenrekening krijg je inzicht in de omzet, kosten en winst van jouw bedrijf. Omdat het online is kun je er vanaf elke Mac bij.
Als alternatief voor MoneyBird kun je eens kijken naar MoneyMonk, een vergelijkbaar programma met onder andere urenregistratie als toevoeging. Beide systemen hebben naast de online omgeving ook een applicatie voor de iPhone.
