Werken vanuit huis deel 1: Beeldbellen, dit zijn de mogelijkheden

Nu we allemaal thuis zitten gaan we massaal online ons werk doen. Erg fijn dat er veel technieken zijn waarmee sommige werkzaamheden gewoon door kunnen gaan of zich kunnen verplaatsen naar het web. Welke programma’s kun je gebruiken voor beeldbellen? Wat is veilig? Wat kost dat? Hieronder vergelijk ik de mogelijkheden als het gaat om beeldbellen.

Lees ook: Werken vanuit huis deel 2: Samenwerken aan documenten op afstand

Particuliere software: voordelig en makkelijk in gebruik

Zoals gezegd zijn er veel (gratis) tools die je kunt gebruiken om vanuit huis toch contact met de buitenwereld en je klanten te houden. Veel hiervan zijn gemaakt voor particulieren. Om met je familie of vrienden te kunnen beeldbellen bijvoorbeeld. Deze software is daarom vaak makkelijk in gebruik en veelal gratis. Hierdoor kun je als ZZPer ook snel overschakelen op video sessies en meetings. Ik vergelijk de 4 populairste: FaceTime, Zoom, Skype en WhatsApp.

FaceTime: geïntegreerd in je Apple systeem
Allereerst uiteraard FaceTime van Apple. Het fijne hieraan is dat het geïntegreerd zit in je Apple apparaten. Op de iPhone, iPad en Mac vind je de FaceTime app standaard. Om deze te gebruiken hoef je alleen maar in te loggen met je Apple ID. Je betaalt hier verder niks voor. Het nadeel van FaceTime is dat je het alleen kunt gebruiken met anderen die ook een Apple apparaat hebben. Dit werkt dus niet voor iedereen.

Zoom: overzichtelijk en snel
Zoom is één van mijn eigen favorieten als het gaat om alternatieven voor FaceTime. Het is erg makkelijk in gebruik en heeft 3 basis functies: direct meetings starten, meetings inplannen voor later en deelnemen aan meetings van anderen. Je kunt ook je scherm delen met de andere deelnemers. Geplande meetings kun je direct opslaan in je agenda (onder andere iCal of Outlook) en andere uitnodigen via een mailtje of meeting ID.

Deelnemers hoeven niet persé een account aan te maken bij Zoom, een klik op de link in de uitnodiging en het installeren van de app is voldoende. Tot 3 personen kun je onbeperkt meeten, daarboven heb je maximaal 40 minuten of moet je gaan betalen.

WhatsApp: iedereen heeft het
Ben je opzoek naar iets wat iedereen heeft en kan gebruiken, dan kun je het beste kiezen voor WhatsApp. De App is er alleen voor de iPhone, op de Mac app werkt videobellen vooralsnog niet. WhatsApp is gekoppeld aan je mobiele nummer. Wil je met je zakelijke nummer videobellen? Gebruik dan WhatsApp Business. Je kunt met groepen tot 8 personen tegelijk bellen. Het gebruik en de app zelf zijn gratis.

Skype: een uitgebreide desktop app
Als laatste gebruiken veel mensen Skype van Microsoft. Je kunt hier gebruik van maken als je een Microsoft ID hebt, bijvoorbeeld omdat je Office (365) hebt aangeschaft. Zo niet, dan kun je een gratis ID aanmaken. Skype is over het algemeen wat uitgebreider dan de de andere apps. Je kunt naast videobellen ook chatten, je beeldscherm delen, internationaal bellen (tegen betaling) en zelfs live-bijschriften en ondertiteling inschakelen. De Skype app is gratis voor de Mac, iPhone én iPad.

Pakketten voor de zakelijke gebruiker

Zowel Zoom als Microsoft hebben ook een zakelijke oplossing. Hier kun je vaak meer mee, maar betaal je ook voor.

Zoom for Business
Met Zoom for Business kun je met grotere groepen ook langer dan 40 minuten beeldbellen (tot 24 uur). Daarnaast kun je de beelden opnemen en opslaan in de Zoom Cloud (tot 1GB). Verder krijg je meer mogelijkheden als het gaat om het beheren van gebruikers, controle en rapportage. Daarnaast wordt het mogelijk een persoonlijke Meeting ID aan te maken.

Microsoft Teams
Microsoft Teams is vooral bedoeld voor teams die al met het Microsoft platform werken (en hier een zakelijk abonnement voor hebben). Bedrijven kunnen wel gasten van buitenaf uitnodigen in hun meetings om te chatten. Iedereen met een zakelijk e-mailaccount of een e-mailaccount voor consumenten, zoals Outlook, Gmail en dergelijke, kan als gast aan het team deelnemen. Wil je met meerdere mensen videobellen? Dan heb je een Office abonnement nodig met Teams erbij.

	Prijs	Max. aantal deelnemers	Beveiliging
FaceTime	gratis	32 pers.	end-to-end-encryptie
Zoom	gratis	3 pers. of 40 min.	SSL en AES 256 bits encryptie
WhatsApp	gratis	8 pers.	end-to-end-encryptie
Skype	gratis	50 pers.	AES encryptie*
Zoom business	vanaf €13,99 per maand	100 pers.	SSL en AES 256 bits encryptie
Microsoft Teams	vanaf €4,20 per gebr. per maand	250 pers.	lees hier meer

*Op hun website geeft Microsoft aan: “Skype heeft enige tijd gebruikgemaakt van de sterke 256-bits encryptie.” Of ze dat nu nog steeds doen is onduidelijk.

Beveiliging en AVG

Voor veel zelfstandige coaches, therapeuten en psychologen is beeldbellen een mooi alternatief voor 1 op 1 contact. Maar hoe veilig is het en wat zijn hierbij de regels van de AVG? Ik kreeg er veel vragen over. Zo zit het:

Zoals je hierboven kunt zien zorgen veel platformen dat er in ieder geval een bepaalde versleuteling plaatsvindt. Bij de ene is dat wat duidelijker dan bij de ander. Voor de meeste gesprekken is dat voldoende, maar in de zorgverlening ligt dat even anders. Het liefste moet de software voldoen aan de NEN 7510/ISO27001 norm. Helaas voldoet geen van bovenstaande pakketten daaraan. Maar wat dan wel?

Annemieke Herberigs, communicatieadviseur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zegt: “Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de genoemde chatsystemen en kunnen dus niks zeggen over welke mogelijkheid het veiligst is. Wat we wel kunnen zeggen is dat we het belangrijk vinden dat het werk ook in deze bijzondere tijden doorgang vindt, zeker ook dat van mensen in de zorg.”

Kortom, nee het voldoet niet helemaal, maar het werk moet ook gewoon door kunnen gaan. Dat is het aller belangrijkste. Wat je wel kunt doen is geen gevoelige bestanden delen via deze platformen en deelnemers niet uitnodigen via de mail met een link, maar direct het meeting ID en/of wachtwoord doorgeven.

Speciale zorg apps

Er zijn ook een aantal video apps speciaal voor de zorg. Deze pakketten moeten op maat worden aangevraagd en zijn zeker niet gratis. cContact beeldzorg en ClickDoc zijn daar voorbeelden van. Beide zeggen volgens de norm informatiebeveiliging en AVG te werken. Hieronder vind je een lijstje met gepubliceerd door SmartHealth (met dank aan Jennifer Elders voor de tip):

• Beterdichtbij
• DigiContact
• FaceTalk
• Webcamconsult
• Zaurus
• Quli
• Uw Zorg Online
• OZOVerbindzorg
• Mobilea Beeldzorg
• WeSeeDo

Het complete overzicht van SmartHealth en de uitgebreide vergelijking in een Excel bestand vind je hier.

Wat gebruik jij voor jouw bedrijf of praktijk? Deel het hieronder!