Nu we veel aan het thuiswerken zijn is er een enorme behoefte aan mogelijkheden om samen te werken op afstand. Voor de een meer uitdaging dan voor de ander. Ik help je graag op weg. Na deel 1 over beeldbellen, nu deel 2 over het samenwerken aan documenten op afstand.
Er zijn veel verschillende mogelijkheden om samen te werken aan documenten. Apple heeft iCloud de laatste jaren enorm uitgebreid, maar ook Dropbox is compleet herzien. Allemaal met als doel om het samenwerken nóg makkelijker te maken. Ik bespreek hieronder de 4 meest gebruikte platformen en hun verschillen.
Apple iCloud Drive
Als je iCloud Drive gebruikt heb je op al je apparaten al toegang tot je eigen iCloud items. Je kunt deze ook delen met anderen. Voorheen kon dat alleen met bestanden, sinds iOS 13.4 en macOS 10.15.4 kan dit ook met mappen. De ander heeft echter wel een Apple ID en iCloud Drive nodig, dus dit werkt alleen voor Apple gebruikers onderling.
Gedeelde documenten en mappen
Om bestanden of mappen te delen klik je met de rechtermuisknop op het betreffende item en kies je voor ‘Deel’ en vervolgens ‘Voeg personen toe’. Je krijgt nu de mogelijkheid om via verschillende diensten een uitnodiging te versturen. Onderaan kun je ook de bevoegdheden instellen.
Wanneer de genodigden je uitnodiging ontvangen, kunnen ze het gedeelde bestand vanuit iCloud op een van hun apparaten downloaden. Als je dat toestaat, kunnen ze ook wijzigingen aanbrengen en het document bewaren. Je ziet de wijzigingen wanneer je het document de volgende keer op je Mac opent.
Let op: dit werkt alleen met bestanden en mappen die in iCloud Drive staan. Voor het delen van mappen is minimaal iOS 13.4, iPadOS 13.4, of macOS Catalina 10.15.4 vereist.
Live samenwerken met iWork Samenwerking
Een extra mogelijkheid om samen te werken biedt ‘iWork Samenwerking’. Keynote, Pages en Numbers bestanden kunnen door meerdere mensen tegelijk worden bewerkt. Iedereen kan het bestand tegelijk openen en erin samenwerken. Je ziet de wijzigen direct verschijnen. Hoe je dit precies instelt en wat de vereisten zijn vind op deze support pagina van Apple.
Dropbox
Eind 2019 heeft Dropbox hun applicatie een volledige make-over gegeven. De alles-in-een app bevat geen enorm vernieuwde functionaliteiten, maar heeft veel handige tools samengebracht. Zo willen ze je een platform bieden dat kan helpen om jouw “werk om te kunnen werken” te organiseren. Hierbij is de mogelijkheid om te kunnen creëren en samen te werken, zonder de Dropbox app gehoeven verlaten, de sleutel.
Gedeelde documenten en mappen
Het delen van Dropbox mappen en bestanden werkt nog steeds hetzelfde. Installeer Dropbox op je Mac zodat de bestanden synchroniseren en de Dropbox map zichtbaar wordt in Finder. Je kunt nu een map of bestand in de Dropbox map selecteren en met rechtermuisknop kiezen voor ‘Delen…’ Vervolgens kun je personen uitnodigen en verschillende rechten toepassen.
Bijkomend voordeel van Dropbox is dat je verloren bestanden nog tot 30 dagen nog terug kunt halen. Meer over de vernieuwde app van Dropbox lees je hier.
Lees ook alles over de verschillen tussen Dropbox en iCloud Drive.
One Drive en Sharepoint (Microsoft)
Maak je al gebruikt van de verschillende mogelijkheden van Microsoft, zoals Office 365 of Teams, dan is het handig om met One Drive te werken. One Drive lijkt erg op Dropbox en iCloud Drive met als verschil dat het vooral is geïntegreerd in Office toepassingen zoals Word en Excel. In deze apps kun je direct bij je bestanden door in te loggen en op je naam te klikken. Hier vind je je persoonlijke One Drive en eventueel One Drive voor bedrijven of Sharepoint bestanden al staan.
Wil je liever via de Finder bij je bestanden dan installeer je One Drive op je Mac. Log in en synchroniseer de bestanden met je Mac. Deel mappen en bestanden door wederom met rechtermuisknop op de map of bestand te klikken en te kiezen voor ‘Delen’. Je kunt rechten verlenen, een verloop datum instellen en eventueel ook een extra wachtwoord instellen.
Google Documenten en G Suite
Ook Google biedt de mogelijkheid om samen in mappen en documenten te werken die op Google Drive staan. Met de online versie kun je live samenwerken door in te loggen op https://docs.google.com. Je kunt ook Google Drive installeren op je Mac. Maak je gebruik van het zakelijke G Suite, dan werkt dat in de praktijk hetzelfde.
Ga naar de downloadpagina van Google Drive en selecteer het pakket dat je wilt gebruiken. Het zakelijke Drive File Stream gebruik je alleen als je een zakelijk account hebt bij Google. Anders kies je voor ‘Back-up maken en synchroniseren’. Na het installeren van de applicatie kun je inloggen met je Google account.
Gedeelde documenten en mappen
Wil je documenten of mappen met anderen delen dan klik je met de rechtermuisknop op het item en kiest voor ‘Delen met Google Drive’. Bij ‘Geavanceerd’ kun je rechten en instellingen aanpassen.
Vergelijking
| Prijs per maand | Hoeveelheid opslag | Live samenwerken | Volledig prijsoverzicht | |
| iCloud Drive | vanaf €0,99 | vanaf 50GB | Alleen iWork | Prijsoverzicht iCloud |
| Dropbox | vanaf €10 | vanaf 2000 GB | Prijsoverzicht Dropbox | |
| One Drive | vanaf €2 | vanaf 100 GB | Prijsoverzicht One Drive | |
| Google Drive | vanaf €1,99 | vanaf 100 GB | Online mogelijk | Prijsoverzicht Google Drive |
Van alle diensten is ook een gratis versie met beperkte opslag (2 tot 15GB) mogelijk.
Beveiliging
Welke dienst je ook gebruikt, besef je dat de data die erin staat online wordt opgeslagen. Dat hoeft natuurlijk geen probleem te zijn maar betekent wel dat je moet nadenken over de beveiliging ervan. Bedenk een sterk wachtwoord en zet altijd twee-staps-verificatie aan. Vraag dit ook van degene waarmee je mappen of bestanden deelt.
