Onlangs heeft Dropbox hun applicatie een volledige make-over gegeven. Waar het voorheen vooral een simpele tool moest zijn om je mappen en bestanden mee te synchroniseren en delen heeft Dropbox het nu groots aangepakt. De nieuwe alles-in-een app bevat geen enorm vernieuwde functionaliteiten, maar heeft veel handige tools (die je nu ook al wel vindt bij andere diensten) samengebracht. Zo willen ze je een platform bieden dat kan helpen om jouw “werk om te kunnen werken” te organiseren. Hierbij is de mogelijkheid om te kunnen creëren en samen te werken, zonder de Dropbox app gehoeven verlaten, de sleutel. Hieronder vertel ik je alles over de nieuwe functies in de alles-in-een app van Dropbox.
Gebruik je alleen de basis-functies van Dropbox? Lees dan hier de verschillen tussen iCloud Drive en het nieuwe Dropbox.
Integratie van Google en Microsoft
Om te zorgen dat je de Dropbox app niet hoeft te verlaten is er de mogelijkheid om direct vannuit de app nieuwe documenten aan te maken. Klik je op het Word-icoon (of via maken > Microsoft Word), dan wordt het direct een Word document aangemaakt. Je krijgt aan de rechterkant een voorbeeld van het bestand te zien. Deze kun je uitvergroten en gelijk voorzien van commentaar. Je kunt in de Dropbox app ook gebruik maken van Quicklook door de spatiebalk in te drukken.
Projectmanagement
Met de nieuwe app zet Dropbox ook een stap naar projectmanagement. Je kunt een Dropbox Paper file aanmaken. Deze kun je online bekijken en bewerken (tot zover het alles-in-een principe). Je kunt to-do lists maken, taken verdelen en met een handige tijdlijn het overzicht bewaren. Het doet me een klein beetje denken aan Notion, maar dan iets minder uitgebreid. Je vindt in de app een “activity feed” met alle opmerkingen en bewerkingen als je het bestand geselecteerd hebt.
Je kunt ook een agenda koppelen aan Dropbox Paper. Dit moet dan wel een Google of Office 365 agenda zijn. Je geeft Dropbox toegang tot je email adres, profiel informatie en contacten. Deze functie is Dropbox nog aan het testen en is nog niet beschikbaar voor alle gebruikers.
Handig is ook de mogelijkheid om direct onder een map of bestand in de Dropbox app een opmerking te maken. Hiervoor klik je in het vakje direct onder de preview. Je kunt naast opmerkingen ook to-do lijsten, opsommingen en links plaatsen. Ook kun je iemand anders noemen zodat hij of zij een notificatie krijgt. Zo’n map veranderd dan in een zogenoemde “Dropbox Space”, te herkennen aan het Dropbox blokje.
Dropbox Transfer
Buiten het kunnen delen van bestanden en mappen maakt Dropbox het nu ook makkelijker om een groot bestand te versturen. Hierdoor hoef je dit niet via MailDrop of WeTransfer te doen. Je kunt tot 100 GB versturen, ontvangst bevestigingen instellen en wachtwoorden of vervaldatums instellen om je bestandsoverdracht te beveiligen.
Smart Sync
Met een steeds groter gebruik aan opslagruimte door mobiele apparaten en kleinere (maar snellere) harde schijven, wordt het steeds interessanter om documenten alleen nog online op te slaan en niet meer allemaal op je apparaat. Je kon er al voor kiezen om bepaalde mappen niet te synchroniseren naar je Mac. Het nadeel daarvan was dat je deze mappen dan ook helemaal niet meer zag in je Finder. Met Dropbox Smart Sync kan dat nu wel. Zodra je twee keer klikt op een bestand wordt het tijdelijk gedownload. Ben je er klaar mee en is het bestand al een tijdje niet meer geopend? Dan wordt deze automatisch weer van je Mac gehaald. Je blijft het echter wel zien in de Finder.
Smart Sync is alleen beschikbaar voor klanten van Dropbox Plus en Professional en leden van Dropbox Business-teams.
Zo’n zelfde systeem gebruikt Apple ook al een tijd voor iCloud Drive. Als je iCloud Drive gebruikt kun je bij Systeemvoorkeuren > iCloud > iCloud Drive opties… aangeven of je wel of niet de Mac-opslag wilt optimaliseren. Doe je dit wel dan worden files die (lang) niet gebruikt zijn alleen in iCloud opgeslagen als er onvoldoende lokale opslag-ruimte beschikbaar is.
Watermerk toevoegen
Als je een Dropbox Professional account hebt kun je via dropbox.com (dus helaas niet direct in de app) watermerken toevoegen. Hiermee wordt je naam en de datum automatisch toegevoegd aan elke JPEG, PNG, BMP of PDF file. Je kunt het watermerk op verschillende plekken neerzetten en eventueel herhalen. Ook kun je de grootte en transparantie zelf bepalen.
Dropbox Rewind
Dropbox gebruikt al een bepaald niveau van versie beheer. Met een Dropbox Basic- of Plus-account kun je bestandsversies terugzetten van de afgelopen 30 dagen. Met Dropbox Rewind kun je nu ook grotere fouten weer snel oplossen. Ga naar dropbox.com, log in, en je kunt je complete account herstellen naar de situatie vóór de fout. Dropbox Plus gebruikers kunnen terug naar elk gewenst moment in de laatste 30 dagen. Professional gebruikers krijgen zelf 180 dagen.
Integratie met andere apps
Dropbox is ook verschillende samenwerkingen aangegaan met andere app makers. Zo kun je met HelloSign documenten ondertekenen en is de integratie met de populaire to-do app Trello onderweg.
En als ik dat niet wil?
Je kunt de Dropbox-map in Finder nog steeds blijven gebruiken zoals je voorheen deed. Je kunt zelfs je voorkeuren zo instellen dat je nog steeds standaard de Dropbox-map opent in plaats van de nieuwe desktopapp. Ga hiervoor naar Dropbox > Voorkeuren en zet ‘De desktopapp openen bij het starten van Dropbox’ uit.
