5 geheimen van de Apple Contacten-app

Veel van ons gebruiken de Apple Contacten-app dagelijks. Vaak zelfs zonder het door te hebben. Niet alleen op de iPhone, maar ook op de Mac is het één van de meest gebruikte applicaties. De Contacten-app wordt vooral gebruikt om contacten op te slaan en te beheren, maar er kan nog veel meer mee. Hieronder vertel ik je over 5 geheimen van de Apple Contacten-app.

1. Etiketten en enveloppen printen

Ga je zelf een mailing versturen en wil je hiervoor etiketten of enveloppen printen dan kun je dit direct doen vanuit de Contacten-app op de Mac. Dat scheelt een hoop werk in Word of Pages.

Soms is het handig om vooraf even een nieuwe groep aan te maken en daar de specifieke adressen in te slepen. Dit kan via Archief > Nieuwe groep (shift + cmd + N). Is de groep compleet? Selecteer deze dan en klik op Archief > Druk af (cmd + P). Vervolgens krijg je een scherm waarbij je alle details kunt instellen. Zo kun je een standaard of aangepaste lay-out kiezen en alle details van het etiket bepalen. Denk hierbij aan het lettertype en de kleur van de letters. Ook is het mogelijk een bedrijfsnaam wel of niet af te drukken of bijvoorbeeld alleen thuis- of werkadressen te vermelden. Je krijgt zelfs de optie een kleine afbeelding (zoals een logo) op het etiket te printen.

2. Emailen naar groepen

Bovengenoemde groepen-functie maakt het beheren van contacten niet alleen heel overzichtelijk maar is ook handig als je meer mensen tegelijk een email wilt sturen. Maak hiervoor een aparte groep aan (Archief > Nieuwe groep (shift + cmd + N) en sleep daar de bijbehorende contacten in. Als je nu in het Apple mailprogramma de naam van de groep intikt bij het ‘Aan:’ -veld worden automatisch alle contacten uit die groep gemaild. Wil je niet dat iedereen alle adressen kan zien (in verband met de AVG wel zo netjes), gebruik dan het ‘Blinde kopie:’ -veld.

Let op: email is er niet voor bedoeld om heel veel mensen in één keer te mailen. Gaat het om heel veel contacten of commerciële mailings, gebruik dan een daarvoor bedoeld systeem zoals Mailchimp of ActiveCampaign.

3. Dubbele contacten samenvoegen

Je bent niet de enige als in de loop van de tijd je adresboek wat vervuild is geraakt. Regelmatig zie ik veel dubbele contacten voorbij komen en zeker in bestanden met honderden items wordt het al snel een behoorlijk karwei om dit handmatig uit te gaan zoeken. Gelukkig zit er in de Contacten-app op de Mac een functie om dubbele contacten op te sporen en samen te voegen. Ga hiervoor naar Kaart > Zoek dubbele vermeldingen… en klik op ‘Voeg samen’ om de kaarten samen te voegen. Je kunt ook twee of meer specifieke kaarten samenvoegen door ze te selecteren en te kiezen voor Kaart > Voeg geselecteerde kaarten samen.

4. Verjaardagen automatisch weergeven in de Agenda-app

Wist je dat als je een verjaardag toevoegt aan een contact deze automatisch in je Apple Agenda-app verschijnt? Wijzig hiervoor in de kaart van het contact het veld bij ‘jarig’. Als je ook het jaartal invult staat de leeftijd elk jaar automatisch tussen haakjes achter de naam in de agenda. Je vindt het vinkje om verjaardagen wel of niet te tonen bij Agenda > Weergave > Toon agendalijst en dan onderaan bij het kopje ‘Andere’. Op de iPhone vind je dit kopje in de Agenda-app onder ‘Agenda’s.

5. Siri-suggesties en integratie

Misschien heb je de opmerking “Door Siri gevonden in Mail” wel eens bij een item in contacten zien staan. Apple Mail detecteert namelijk automatisch contactgegevens in mails die je ontvangt. Zo kun je deze gegevens gemakkelijk toevoegen aan je Contacten-app. Ga hiervoor naar deze app en klik op het i-icoon naast de betreffende gegevens. Je kunt er nu voor kiezen om dit gegeven te bewaren in de kaart of te verwijderen. Kies je voor dat laatste dan verdwijnt de suggestie.

Ook is het mogelijk om vrienden en familieleden toe te voegen aan je eigen contacten kaart. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven wie je zus, moeder of neef is en kun je vervolgens Siri gebruiken om contact te leggen. Met de opdracht: “bel mijn zus” wordt automatisch de juiste persoon gebeld.

Om dit in te stellen moet je eerst aangeven wat jouw kaart is als dit nog niet gebeurd is. Klik op Kaart > Stel in als mijn kaart in de Contacten-app op de Mac om jouw kaart in te stellen. Op de iPhone en iPad kan dit via Instellingen > Contacten > Mijn info.

Vervolgens kun je, bij je eigen kaart, een nieuw veld toe te voegen met bijvoorbeeld ‘zus’ en daarachter de naam in tikken. Je kunt ook tegen Siri zeggen “XX is mijn zus”. Deze persoon wordt dan automatisch toegevoegd aan jouw kaart als relatie.