We krijgen steeds meer mails binnen. Mailboxen met 10.000-20.000 berichten zijn geen uitzondering. Steeds meer providers bieden onbeperkte opslagruimte, dus alle mails blijven lekker staan waar ze staan. Om het overzicht te bewaren en voldoende vrije ruimte te houden op je Mac én de mailserver is het slim om je mailbox regelmatig op te schonen. Daarnaast zorgt een opgeruimde mailbox ervoor dat je lekker snel kunt blijven mailen. Het is daarom ook een vast onderdeel op onze Mac onderhoudskalender. Hieronder help ik je in 3 stappen de mailbox op je Mac opschonen.
Maak altijd een (Time Machine) back-up van je Mac voordat je mails gaat opruimen. Dit stappenplan is op basis van het gebruik van de Apple Mail-app en macOS Catalina 10.15.3.
Stap 1: inventariseren – hoe groot is jouw mailbox?
Om te beginnen is het handig om te weten hoeveel ruimte jouw mailbox in beslag neemt en waar die ruimte precies naartoe gaat. Je kunt dat op verschillende manieren doen.
Via > Over deze Mac > Opslag > Beheer… kun je de totale hoeveelheid GB’s zien die Mail in beslag neemt. Het kan een tijdje duren voordat de exacte hoeveelheid berekend is. Hiermee krijg je een indruk van de hoeveelheid opslag die in gebruik wordt genomen op je Mac.
Als je de Apple Mail-app opstart kun je per postbus zien waar deze gigabytes precies naartoe gaan. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op één van de mailboxen en kies voor “Toon accountinfo”. Je ziet nu precies hoeveel MB of GB er naar welk onderdeel gaat. Bovenin kun je tussen de verschillende accounts wisselen (1).
Als je mail staat ingesteld als IMAP dat wordt exact deze hoeveelheid ook gebruikt op de server van je mail provider. Soms zitten hier limieten aan. Dit zie je dan meestal ook terug in de accountinfo. Het balkje laat zien hoeveel ruimte er nog vrij is (2). Er vlak onder staat aangegeven hoeveel dit precies is (3). Kom je boven het limiet dan kun je geen mails meer ontvangen of versturen totdat je opruimt.
Stap 2: Opruimen, weggooien, mappen maken
Nu je weet waar de meeste mails zitten kun je gaan opruimen. Gooi weg wat weg kan en begin bij de grootste mappen. Je kunt uiteraard de zoekfunctie gebruiken om snel grote groepen mails (bijvoorbeeld de nieuwsbrief van eenzelfde afzender) in één keer weg te gooien. Vergeet niet de prullenbak in Apple Mail te legen nadat je dit hebt gedaan.
Je kunt ook gebruik maken van mappen om mails in op te bergen. Als je dit lokaal (op mijn Mac) doet haal je de mails van de server en worden ze alleen lokaal bewaard (er vanuitgaande dat je IMAP gebruikt). Dit zal dus geen ruimte op de Mac besparen, maar wel op de server. Zorg dat je een Time Machine back-up maakt van je Mac zodat deze mails nooit verloren kunnen gaan.
Om mails lokaal te bewaren ga je in het Mail menu naar Postbus > Nieuwe postbus… en selecteer “op mijn Mac” als locatie. Je kunt hier de mails naartoe verplaatsen die je niet dagelijks nodig hebt, maar wel wilt bewaren. Ze zullen niet te zien zijn op andere apparaten, alleen op de Mac waar je de map hebt aangemaakt.
Vergeet vooral niet de mappen met verzonden mails. Deze worden gewoonlijk minder vaak opgeruimd dan inboxen.
Stap 3: Archiveer oude mails
Heb je veel oude mails waar je eigenlijk nooit meer naar kijkt en wil je die ergens opbergen? Archiveer dan. Je mailprogramma hoeft dan minder berichten te laden en indexeren en daardoor blijft het lekker snel. Dit doe je door een nieuwe map (postbus > nieuwe postbus) aan te maken, bijvoorbeeld “Mail Archief 2018”. Selecteer de betreffende mails uit de inbox en doe: rechterklik > Kopieer naar > ‘de juiste map’. Als dit gelukt is kun je de mails uit je inbox deleten.
Vervolgens exporteer je deze map door hem te selecteren en in het menu te gaan naar Postbus > Exporteer Postbus… Kies een locatie op je Mac om de map in op te slaan. Het mail programma gaat nu de map met inhoud als één file comprimeren (een .mbox). Te vergelijken met een .zip file.
Let op: zolang een deel van de bestandsnaam “partial” is, is Mail nog niet klaar met exporteren. Wacht in dit geval tot “partial” vanzelf verdwijnt. Voor grote mailarchieven kan dit een behoorlijke tijd duren. Geduld is een schone zaak. Door te controleren of dit bestand een aanzienlijke omvang heeft weet je zeker dat het exporteren goed is gegaan.
Als het archiveer helemaal geëxporteerd is en veilig opgeslagen op de Mac kun je de map uit je mailbox verwijderen (rechterklik > verwijder postbus). Let goed op dat je de goede te pakken hebt, deze actie kun je niet meer terugdraaien. Mocht je later toch weer bij de oude mails willen, importeer dan de gehele archiefmap in Mail via “Importeer Postbus”. De mails worden nu in een lokale map gezet die ook doorzoekbaar is.
Je mailbox netjes houden
Als laatste heb ik nog wat tips om je mailbox ook netjes te houden:
- Zorg voor een goed spam filter. Je kunt deze bij de mail provider wellicht iets “strenger” zetten waardoor er überhaupt minder spam jouw mailbox bereikt. Kan dit bij jou niet, zet dan in ieder geval het Reclame filter van Apple Mail aan. Ga hiervoor naar Mail > Voorkeuren > Reclame en schakel het filter in.
- Sinds macOS Catalina kun je bepaalde contacten ook blokkeren, deze komen vervolgens op een blacklist te staan. Mails van deze afzenders komen nu, als je dat zo instelt, automatisch in de prullenmand.
- Verwijder regelmatig overbodige mails.
- Archiveer jaarlijks oude mails.
- Vergeet niet regelmatig de map “Ongewenste reclame” en “Prullenmand” te legen.
Beste Claire,
Ik lees hierboven: “en selecteer “op mijn Mac” als locatie”. Ik wil mijn email mappen die op mijn MacBook staan vinden, waar staan deze opgeslagen? Reden: nieuwe MacBook, migratie-assistent weigert dus wil ze handmatig overzetten maar kan de mappen niet vinden. Weet jij dit ?
Dank en groet, Monica
Ha Monica,
Lokale mailmappen zitten in een verborgen map op je Mac, maar daarna moet je ze alsnog importeren. Dus wat misschien handiger is, is om de lokale mappen even te exporteren via Postbus > Exporteer postbus… en ze daarna weer te importen via Archief > Importeer postbussen… Zolang hij nog bezig is met exporteren staat er “partial” in de naam, als dat weg is, is hij klaar. Als het veel mails zijn kan het een tijd duren, dus pak er even een momentje voor.
Succes!
Claire
hai,
ik heb emails naar een map gekopieerd ‘belangrijk’ en deze vervolgens uit de inbox gewist. Vervolgens stonden ze helemaal niet in de belangrijk map en zijn ze dus alleen verwijderd! Enig idee hoe dit kan?
Ha Anouk,
Oei dat is vervelend.. Je kunt altijd het beste even controleren of de mails op de nieuwe locatie zijn aangekomen voordat je ze van de oude locatie wist. Soms duurt het kopiëren erg lang (en was deze dus nog bezig toen je ze verwijderde) of gaat er iets mis met het aanmaken van mappen op de server. Je zou even via webmail kunnen kijken of je daar de mails nog kunt vinden of anders in je verwijderde emails (prullenbak) in je mailprogramma?
Veel succes!
Claire