Spam mails zijn een groot probleem en aan de orde van de dag. Eerder schreef ik al over wat je kunt doen in het gevecht tegen SPAM mails. Maar wat kun je doen als klanten jouw mails met regelmaat tegenkomen in hun “Ongewenste Reclame”? Of nog erger: helemaal niet. Hieronder vertel ik hoe je voorkomt dat jouw mails als spam worden gezien.
Het vervelende van spam is dat elk spam-filter weer eigen regels heeft. Het filter van de ontvanger koppelt een bepaalde score aan de mail en op basis daarvan wordt de betrouwbaarheid van de mail bepaald. Dit scoresysteem, ook wel spamrating genoemd, verschilt per provider. Soms is het onduidelijk en houdt de server van de ontvanger de mail een tijdje tegen om te kijken of er meer mails achter elkaar komen. Zo niet, dan wordt de mail alsnog doorgelaten.
Wil je weten wat de spamrating is van jouw mails? Stuur dan een testbericht naar het adres op deze website en klik op “check je score”.
Er zijn wel een aantal dingen die je kunt doen om te zorgen dat jouw mails minder snel door een gemiddeld spam-filter worden tegengehouden of als ongewenste reclame worden gemarkeerd:
Check of jouw domeinnaam op een zwarte lijst staat
Het kan gebeuren dat jouw website terecht komt op een zwarte lijst, oftewel blacklist. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de website recent is gehackt of misbruikt. E-mails uit naam van domeinen die op zo’n zwarte lijst staan, worden vaak geweigerd of krijgen een hoge spamscore. Het is dus goed om na te kijken of dit het geval is.
Op de website van MxToolbox kun je controleren of je domeinnaam op een blacklist staat. Voer je domeinnaam in en klik op ‘Blacklist Check’. Staat je domein op een lijst? Ga dan na wat de oorzaak hiervan is, eventueel in overleg met je website ontwerper, beheerder of hoster. Zijn de problemen inmiddels verholpen? Vraag dan ‘delisting’ aan bij de beheerder van de blacklist.
Het gebruik van afbeeldingen
Als je afbeeldingen toevoegt aan je mail beïnvloed dit ook de spamrating. Beperk daarom het aantal afbeeldingen en voeg altijd wat tekst toe. Ook lange bestandsnamen zorgen voor een hogere rating dan een korte naam zoals ‘plaatje.jpg’.
Zorg voor een slimme handtekening
Soms kan het helpen om de afbeelding die in je handtekening zit te vervangen door een linkje naar die afbeelding. Je ziet het plaatje dan nog wel, maar deze wordt niet meer als bijlage verstuurd. Als je zorgt dat deze linkt naar jouw eigen domeinnaam wordt de kans op een hoge spamrating nog kleiner. Daarnaast kun je op deze manier zorgen dat de afbeelding altijd scherp is (ook op hoge resolutie beeldschermen).
Sinds kort bieden wij een nieuwe dienst aan: Signature Service. We ontwerpen een professionele handtekening voor je en helpen je met het instellen op al je Apple apparaten. Hiermee is gelijk rekening gehouden met het zo klein mogelijk houden van de spamrating. Interesse? Stuur ons een mailtje of lees hier meer.
De combinatie van de domeinnaam met je e-mail adres
Sender Policy Framework (SPF) is een protocol waarmee je aangeeft welke servers namens jouw domeinnaam e-mail mogen versturen. Veel spamfilters controleren op de aanwezigheid van een SPF-record. Je doet er dus goed aan om een SPF-record voor jouw domeinnaam in te stellen. Hoe dit moet en of je dit zelf kunt doen verschilt per provider waar je jouw e-mail laat hosten. Vaak staat er op hun website een handleiding. Neem bij twijfel contact op met je provider.
Wil je meer weten over SPF? Lees dan dit artikel van hostingprovider Antagonist.
Gebruik tools voor professionele mailings
Verstuur je regelmatig nieuwsbrieven naar meerdere ontvangers tegelijk? Dan is het slim om gebruik te maken van een online tool zoals MailChimp of Active Campaign. Deze programma’s zorgen ervoor dat mensen zich op een prettige (en wettelijk goedgekeurde) manier kunnen aan- en afmelden. Daarnaast zitten in dit soort programma’s al allerlei handig tools om te zorgen dat je mails een minder hoge spamrating krijgen. Zo kun je ze bijvoorbeeld gemakkelijk personaliseren met de voor- en/of achternaam van de ontvanger.
Tips
Houd je verder aan de volgende tips, ook als je een nieuwsbrief tool gebruikt:
- Gebruik een onderwerp (van max. 40 tekens)
- Vermijd woorden zoals ‘virus’, ‘gratis’ en ‘exclusief’
- Zorg ervoor dat je e-mailadres niet te veel ‘vreemde’ tekens bevat
- Gebruik geen adressen zoals no-reply@jouwdomeinnaam.nl of nieuwsbrief@jouwdomeinnaam.nl
