Veel iPhone en Mac gebruikers hebben naast hun zakelijke e-mail adres nog een privé e-mail adres. In veel gevallen is dit Gmail of Hotmail. Heb je Gmail ingesteld in het Apple Mail programma op je Mac, dan zal je misschien al hebben gezien dat er automatisch een aantal mappen verschijnen. De map “Belangrijk” is hier één van. Maar wat is het precies en hoe gebruik je het of kom je er vanaf?

Deze vraag werd mij meerdere keren gesteld in de afgelopen weken. Tijd om op onderzoek uit te gaan. En wat blijkt? We hebben hier te maken met het label-systeem van Gmail. Iets wat ongetwijfeld handig kan zijn, maar niet altijd. Het nadeel is dat het bij voorbaat aan staat en je het dus zelf moet aanpassen of uitzetten als het voor jou niet werkt. Deze week leg ik uit wat handig is en hoe je dat kunt doen.

Hoe werkt een label?

De Gmail labels werken als een soort filters, vergelijkbaar met de “slimme mappen” van Apple Mail. Een e-mail krijgt een label mee (handmatig of automatisch) en is dan te zien in de bijhorende map als je deze aanklikt in het Mail programma. Echter, gaat het hier niet om een map. De e-mail bevindt zich nog steeds in de inbox en wordt dus niet verplaatst. Dit is met “normale” mappen wel het geval. Je kunt er dus niet mee opruimen, het is echt een filter/zoekopdracht. Je kunt zelf labels maken, maar het label “belangrijk” is een voorgeprogrammeerd algoritme wat rekening houdt met:

• wie je e-mailt en hoe vaak je deze personen e-mailt
• welke e-mails je opent
• op welke e-mails je reageert
• zoekwoorden in e-mails die je meestal leest
• welke e-mails je een ster geeft, archiveert of verwijdert

Bij de mails zelf kun je in het “Meer”-menu aangeven of deze mail wel/niet in de categorie belangrijk valt.

Gebruik je een (slimme) mappen-structuur in Mail?

Als je zelf al een mappenstructuur hebt gemaakt in Apple Mail, al dan niet met slimme mappen, maak dan geen gebruik van Gmail labels. Het wordt erg onoverzichtelijk omdat alles eruit ziet als een map waardoor je het onderscheid niet meer kunt maken. Houd je van een lege inbox, maak dan (in Apple Mail) mappen aan (Postbus > Nieuwe postbus) en sleep de mails er naartoe. Wil je liever gebruik maken van filters maak dan gebruik van de slimme postbus. De mails blijven dan gewoon in je inbox staan.

Hoe zet ik Gmail labels uit of pas ik ze aan?

Hiervoor moet je inloggen bij Google Mail in een browser. Klik op het tandwiel-icoon rechtsboven en kies “Instellingen”. Klik op het tabblad “Labels”. Maak altijd even een back-up van je Mac of de mailbox voordat je dit soort instellingen gaat veranderen.

De meest eenvoudige en veilige manier is om overal “Weergeven in IMAP” uit te zetten. De labels bestaan nu nog wel, maar je ziet ze gewoon niet meer in je mail programma. Alleen “Alle berichten” moet je aan laten staan, anders zit je tegen een lege inbox aan te kijken.

Lukt het je niet? Neem dan contact met ons op voor hulp op afstand. Wil je schoon schip maken in je mailbox? Lees dan nog eens onze blog over het opruimen van mails.

Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Meld je aan voor onze updates!