Uren optellen in Apple agenda

Allereerst wil ik u allemaal een prachtig en succesvol nieuwjaar wensen! Voor Passion is het een mooi jaar geweest en we gaan met veel energie het nieuwe jaar tegemoet. Een aantal dingen blijven: elke week een blog, elke maand een nieuwsbrief en dagelijks nieuws op Facebook en Twitter.

Bij een nieuw jaar hoort, voor de ondernemers onder ons, ook het afsluiten van het vorige jaar. Zo vroeg de boekhouder mij om mijn gewerkte uren van het afgelopen jaar door te geven. Uiteraard gebruik ik de kalender van Apple om mijn afspraken te plannen en uren bij te houden en exporteer ik deze elk jaar netjes als .ics bestand, maar hieruit kan ik niet de totale uren halen. Na een tijdje op Google te hebben gezocht heb ik een redelijk makkelijke manier gevonden om dit toch voor elkaar te krijgen. Om u deze tijd te besparen gaat de blog van deze week over het exporteren van de Apple kalender naar Numbers of Excel.

1. Exporteren vanuit kalender
Eigenlijk zijn er maar twee manieren om vanuit de Apple kalender iets te exporteren. Dit kan als Agenda-archief of als .ics. Deze laatste optie is een soort database, maar helaas is dit bestand niet direct makkelijk leesbaar in Excel of Numbers. Om het totaal aantal uren van een agenda te berekenen begint u met het exporteren naar .ics. U selecteert de juiste agenda en gaat naar Archief > Exporteer > Exporteer… Sla het bestand op.

2. Importeren in Google Calendar
Stom genoeg is de makkelijkste weg een omweg. Om de onleesbare .ics bestanden leesbaar te maken moeten ze eerst naar Google Calendar worden overgezet. Hier heeft u een Google account (lees Gmail adres) voor nodig. Ga naar Google Calendar en log in of maak een nieuw account aan. Als u de agenda van Apple gebruikt zal de Google Calendar in veel gevallen leeg zijn. Gebruikt u hem al wel dan maakt u even een aparte agenda aan. Ga rechtsboven naar het radar-symbool (instellingen) en klik op Instellingen. Kies bovenaan Agenda’s en dan Agenda importeren. Selecteer het .ics bestand uit stap 1 en kies de agenda waarin u deze afspraken wilt opslaan. Controleer steekproefsgewijs of de afspraken goed zijn overgekomen. Zo ja, dan kunt u door met stap 3.

3. Exporteren voor Excel en Numbers
De laatste stap was het meest dubieus. Om de Google Calendar uit te lezen en als Excel te exporteren zijn heel wat online tooltjes gemaakt. Maar welke is te vertrouwen? Er moet toch toegang worden verleend aan uw Google account. Redelijk betrouwbaar lijkt GTimeReport. Ik heb deze uiteindelijk gebruikt en ben geen gekke dingen tegengekomen. Uiteraard is alles op eigen risico en als uw agenda veel gevoelige data bevat is het misschien eerder slim om te kiezen voor het handmatig optellen van uw uren. Op de site van GTimeReport kunt u inloggen met uw Google account en kiezen welke agenda u wilt exporteren. Aan de rechterkant krijgt u nog wat opties en dan kunt u kiezen voor “Create Excel Report”. Er verschijnt direct een .xls bestand in de downloads map. Deze is zowel met Excel als Numbers te openen. Standaard wordt het totaal aantal uren getoond.