Heb jij onlangs een nieuwe Mac gekocht? Dan heb je het er gratis bij gekregen: Pages, Keynote en Numbers. Drie krachtige tools waarmee je in een handomdraai de mooiste documenten kunt maken. Helaas worden ze vaak over het hoofd gezien en wordt er al snel gebruik gemaakt van de bekende weg: Word, Excel en Powerpoint. In sommige gevallen is dat ook de handigste oplossing, maar de Apple tegenhangers zijn vaak een prima alternatief of kunnen zelfs een aanvulling zijn. Omdat ik het zonde vind dat veel Mac gebruikers deze programma’s niet gebruiken wil ik de komende weken wat tips geven en je prikkelen er toch eens mee te gaan werken.
Deze week is het tijd voor Numbers. Een veelzijdige spreadsheet applicatie die je kunt vergelijken met Excel. Toch werkt het heel anders. Als je eenmaal gaat werken met Numbers is mijn ervaring dat je nooit meer anders wilt. De overzichtelijkheid en uitgebreide mogelijkheden zijn daarvoor de belangrijkste redenen. Deze week zet ik de 5 beste functies van Numbers voor je op een rijtje. Ik heb gekozen voor tips waar iedereen wat aan heeft.
1. Rijen en kolommen omwisselen door te slepen
Dit is de meest fantastische functie die Numbers ooit heeft gehad. Een heel Apple-achtige, drag-and-drop manier van werken. Als je een tabel hebt waarvan je twee kolommen wilt omwisselen of je er eentje wilt verplaatsen dan kan dit simpelweg door er eentje op te pakken en naar de juiste plek te slepen. Houdt hiervoor je linker muisknop even ingedrukt op het nummer van de rij of de letter van de kolom en je zult zien dat deze “loskomt”. Sleep hem nu in zijn geheel naar de juiste plek en laat de muis los. Niet te geloven toch?
2. Meerdere tabellen en diagrammen op een pagina
Nog een groot verschil met Excel is het feit dat je niet hoeft te werken in één groot tabel. Je kunt meerdere tabellen en diagrammen hebben, met verschillende opmaak op één pagina. Dat geeft overzicht en is ook makkelijk als je meerdere tabellen wilt uitprinten. Je kunt ook verwijzen naar de cellen in een ander tabel door “=” te typen en dan de juiste cel in een ander tabel (kan ook op een ander tabblad zitten) aan te klikken. Wil je een tabel verplaatsen? Klik dan even op de juiste tabel om deze te selecteren en sleep hem met het rondje linksboven op de juiste plek.
3. Snel cellen toevoegen
Een hele handige sneltoets die ik dagelijks gebruik in Numbers is alt + pijltje naar beneden/boven/links/rechts. Hiermee maak je namelijk een tweede kolom of rij aan met dezelfde instellingen als die waar je op staat. Handig als er bijvoorbeeld nog wat regels bijkomen in een factuur.
4. Koprijen vastzetten
Heb je een lang tabel en weet je onderaan niet meer welke kolom nou precies waarvoor was? Zet dan de koprijen vast. Je kunt vervolgens gemakkelijk tot onderaan scrollen terwijl de kopregels zichtbaar blijven. Dit doe je door de koprij te selecteren, met rechts te klikken en te kiezen voor “Zet koprijen vast”.
5. Maak gebruik van de ingebouwde gegevensnotatie
Je kunt verschillende soorten data invoeren in een cel. Het kan een datum zijn of telefoonnummer, maar ook een percentage of een categorie. Om het wat makkelijker voor je te maken heeft Apple in Numbers bepaalde soorten al opgenomen. Zo ziet een datum er altijd hetzelfde uit, of je het nu invult als 06/06/2016 of 6 juni 2016, het wordt automatisch aangepast. Daarnaast snapt numbers dit ook waardoor je makkelijk af- of oplopend kunt sorteren. Als je de cel selecteert kun je bij Opmaak > Cel > Gegevensnotatie de juiste kiezen. Erg leuk zijn de onderste vijf. Hiermee kun je zelf bijvoorbeeld een venstermenu (dropdown), checkbox of schuifregelaar maken. Dat ziet er meteen heel professioneel uit en is ook nog eens heel handig!
Dag Claire,
Ik gebruik al jarenlang Numbers (versie 2.3) nu maakte ik de overstap naar versie 4.
Blijkt het onmogelijk te werken in paginaweergave. Is dit zo of kan het wel?
Wat me ook niet lukt is de vorm van een tabel vastleggen. De stijl kan de grootte en vorm echter niet.
De naam van een tabel in het werkblad drop down menu aanpassen kan evenmin.
Heb jij tips in dit verband?
Alvast bedankt en vriendelijke groeten,
Misj Spruyt
Ha Misj,
Dank voor je vraag.
Er zit inderdaad geen paginaweergave meer in het nieuwe Numbers. Ik ben toen voor een aantal dingen overgestapt naar Pages. Dit is echt bedoeld om te printen en heeft dus wel een paginaweergave. Hier kun je ook tabellen invoegen, dus is vaak net zo functioneel.
Ik snap niet helemaal wat je bedoeld met de vorm van een tabel vastleggen. Kun je dat uitleggen?
Je kunt de naam van een tabel wel aanpassen. Het verandert dan ook in het dropdown menu. Als je de tabel selecteert en bij de opmaak het tabblad tabel aanklikt, kun je kiezen voor “Tabelnaam”. Nu kun je de naam bovenaan de tabel wijzigen. Vink je daarna tabelnaam weer uit, dan blijft de naam in het dropdown menu gewijzigd.
Hopelijk ben je zo weer een stapje verder.
Succes!
Claire
Claire, weet jij misschien ook of de nieuwste versie van Numbers (4.0.5) makkelijk de .csv bestanden met bankafschrijvingen van de ING bank kan inlezen? In die bestanden worden de velden gescheiden door een komma en staat elk veld tussen quote tekens. Ik meen gelezen te hebben dat Numbers allen een punt-komma als scheidingsteken accepteert.
Beste Rokkit,
Ik heb geen ING, maar een .csv bestand uit Excel (komma gescheiden) kan ik prima openen met die versie van Numbers. Als je mij een ING bestand mailt wil ik het best even voor je testen.
Groetjes,
Claire
Hoi Claire, een paar voorbeeld regels uit de .csv file:
“20163112”, “T-Mobile”,”NL22ABNAMRO0123456789″,”NL21ING98765432″,”BA”,”AF”,”12,85″
“20170101”,”winkel centrum”,”NL22ABNAMRO0123456789″,”NL45RABO252361″,”GM”,”AF”,”50,00″
Nu is het op zich ook goed wanneer Numbers elke regel in 1 cel stopt waarop je, net als in Excel voor de PC, een text-to-columns actie kan uitvoeren waarbij je zelf de delimiter (een komma in dit geval) kan kiezen. Als Numbers dan ook nog met de dubbele quotes (dat moet in principe tekst worden) kan omgaan zou dat helemaal fijn zijn.
Een tool om op een goeie manier met tabellen om te gaan is sowieso wel handig om te hebben. MS Office voor Mac is geen optie (vanwege het abonnement waar ik niet aan wil vastzitten), Google docs wil ik mede vanwege privacy issues ook niet, Libre Office overtuigt niet (Calc = Excel 2003, Base heeft Java nodig). Dus dan blijft er nog maar weinig over.
Nu kwam ik op mijn zoektocht Panorama Sheets van ProVUE tegen. De budget versie is officieel niet meer verkrijgbaar maar is nog wel gewoon in de app store te koop. De reguliere versie kost 300 E, mij net iets te veel van het goeie. Desondanks dat ziet er wel indrukwekkend uit. Ken jij het programma?
Ha Rokkit,
Nogmaals, als je mij een ING bestand mailt wil ik het best even voor je testen.. dan weet je het zeker. Volgens mij gaat het gewoon goed namelijk.
Je kunt Office voor Mac ook als losse licentie aanschaffen voor €149 incl btw. Lijkt me een prima optie.
Succes ermee!
Claire
Zoals hier te zien kan je Excel op de Mac alleen middels een licentie verkrijgen
https://products.office.com/nl-nl/buy/office
Hey Rokkit,
Die laatste is gewoon een losse aanschaf voor €149. Dat heet ook een licentie, want dat is het ook. Maar dat is iets anders dan een abonnement. Hier vind je hem ook.
Succes,
Claire
Ah dankjewel, bij mijn link staat vermeldt dat het een eenmalige aanschaf betreft alleen voor de PC. Bij jouw link vermelden ze wel dat het een versie voor de Mac is. Zal er naar kijken.
Hoi Claire,
ik ben bezig met het maken van een jaarplanning in Numbers (versie 4.3.1), maar nu lijkt het dat ik niet meer dan 256 kolommen kan maken, en dat is niet genoeg voor een kolom per dag voor een jaar zoals je weet.
Ik neem aan dat ik ergens een instelling aan moet passen, want het lijkt me heel sterk dat er een limiet bestaat op het aantal kolommen.
Ook mis ik de paginaweergave enorm in deze versie van Numbers en ook het feit dat ik niet kan scrollen is reuze onhandig! Kun je me vertellen waarom deze nieuwe versie van Numbers zoveel slechter werkt dan de oude?? Ik zou graag weer terug willen naar de vorige versie, maar dat is volgens Apple niet toegestaan….
Alvast hartelijk dank!
Ha Eric,
Een hele jaarplanning… Goed bezig!
Paginaweergave mis ik ook wel een beetje, maar heb wel het idee dat het went. Ik merk dat in dat soort gevallen ik gewoon beter Pages had kunnen gebruiken en dus niet het goede middel heb gekozen. Scrollen zou je gewoon moeten kunnen… Terug naar een oude versie van Numbers kan inderdaad niet.
Of er een limiet aan het aantal kolommen zit weet ik niet, maar is 256 kolommen niet heel erg onoverzichtelijk? Het lijkt me handig om per maand of week een tabblad te maken, is dat misschien een idee?
Heel veel succes!
Claire