De vakantietijd komt er weer aan. Om je klanten of familie en vrienden op de hoogte te stellen van je afwezigheid kan het handig zijn om naast een aangepaste voicemail ook een out-of-office reply mail in te stellen. Dit kan op verschillende manieren op de Mac. Deze week vertel ik je hoe je dit zo handig mogelijk doet voor verschillende type mailadressen.
Opzoek naar inspiratie? Hier vind je de 20 meest hilarische out-of-office reply’s!
Out-of-office reply instellen bij hosting provider
Het handigste is om een out-of-office reply instellen bij de hosting provider. Dit gaat namelijk ook door als jouw Mac uit staat. Waar je dit kunt doen verschilt per provider. Meestal kan het via je dashboard of controlpanel.
@icloud.com of @me.com mailadressen
Maak je gebruik van een @icloud.com of @me.com mailadres en wil je hiervoor een out-of-office reply instellen, dan kun je dit ook direct bij iCloud doen. Het grote voordeel is dat dit niet afhankelijk is van een Mac en je de Mac dus ook niet aan hoeft te laten staan. Je hoeft niet eens een Mac te hebben om deze functie te kunnen gebruiken.
Om dit te doen ga je naar www.icloud.com en log je in met het betreffende adres en wachtwoord. Vervolgens ga je naar Mail. Linksonder zie je een radar icoon staan. Klik hierop en kies voor ‘Voorkeuren’. Ga naar het tabblad vakantie. Vul vervolgens de begin- en einddatum en de tekst in. Door het vinkje bij ‘Reageer automatisch..’ aan te klikken activeer je de out-of-office reply. Klik op ‘Gereed’.
Exchange of Microsoft 365
Maak je gebruik van Exchange of Microsoft 365 dan kun je dit doen door in te loggen op www.office.com. Ga naar Outlook > Radar-icoon rechtsboven (instellingen) > Automatische antwoorden en vul alles in.
Vaak kun je ook aangeven dat er maar één keer (per dag) een reply wordt verzonden. Dat is wel zo prettig voor de ontvanger.
Regels binnen Apple Mail
Als je je mail leest en verstuurt via het mailprogramma van Apple kun je ook een automatische reply aanmaken via de “Regels” optie. Je kunt het zo instellen dat iedereen die jou vanaf nu mailt automatisch een bericht ontvangt. Het enige nadeel is dat je Mac en het mailprogramma aan moeten staan om te zorgen dat het werkt.
> > LEES EERST DE ‘LET OP’ HIERONDER < <
Om via regels een out-of-office reply mail in te stellen ga je naar Mail > Voorkeuren > Regels. Klik op ‘Voeg regel toe’. Geef deze een naam en kies in het eerste dropdown-menu voor ‘alle’. Selecteer hieronder ‘Account’ en kies het account waarvoor je de out-of-office reply wilt instellen. Kies eronder voor ‘Beantwoord bericht’ en klik op ‘Antwoordtekst’. Hier kun je de tekst invullen. Klik op OK en weer op OK.
LET OP! Apple Mail vraagt je nu of je deze regel wilt toepassen op alle bestaande mails in je inbox. Zorg ervoor dat je dit NIET doet door op ‘Pas niet toe‘ te klikken. Als je op ‘Pas toe’ klikt worden namelijk alle afzenders in je inbox gemaild met een out-of-office bericht en dit wil je niet!
Test het door jezelf een mailtje te sturen, laat alles aanstaan en ga lekker op vakantie. Wil je later de reply uit- of aanzetten dan kun je de regel simpelweg uit- en aan-vinken in het voorkeuren-menu. Hoe je meer overzicht kunt creëren met Regels lees je hier.
Ik heb er al heel veel aan gehad.
Bij sommige punten zeg ik: Oh…ja?
Hartelijk dank hiervoor.
Hgr. Rob Israel
Beste Rob,
Bedankt voor je reactie. Goed om te horen dat je er veel aan hebt!
Geen dank. Het is heel erg leuk om alle Apple gebruikers verder te helpen.
Fijne dag!
Claire
Hai Claire, eindelijk een duidelijke uitleg hoe out of Office in te stellen in Apple mail. Afgelopen jaren heeft mijn hele inbox een bericht ontvangen dus had t opgegeven. Wat bedoel jij met Mac en mail moet aanstaan om t te laten werken? Hoor graag je reactie. Hartelijke groet, Inge
Hey Inge,
Fijn dat je er wat aan hebt gehad! Je moet wel op de goede knop drukken anders krijgt inderdaad je hele inbox hem… De Mac moet aan staan en het mail programma moet actief zijn anders worden er geen reply’s verstuurd. Het is iets wat in de Mac gebeurt, dus als deze uit staat gebeurt er niks. Tip: test even of het werkt voordat je weggaat.
Succes!
Claire
Dankuwel ! duidelijke uitleg, en het werkt nog ook…
Vriendelijke groet, Eric
Goed te horen Eric! Geen dank.
Hallo! Ik probeer de ‘regel’ optie zoals je beschrijft en dat werkt prima inderdaad zodra ik mn macbook openklap. Alleen vakantie betekent voor mij juist dat ik die macbook niet openklap. 😉 Heb geen office 365 of hosting provider met out of office optie. Ken je ook nog plugins die ditzelfde doen? Of kan ik ook een regel op mn iPhone instellen? want die neem ik wel mee op vakantie? Dankjewel!
Ha Andrea,
Dat snap ik, met een MacBook zijn die regels minder handig. Dat kan helaas niet op je iPhone.
Je kunt dan inderdaad het beste de reply instellen via je hosting provider. Welke is dat in jouw geval?
Groetjes,
Claire
Beste Claire,
Ik heb zonet een domme fout begaan, wat ik niet mocht doen, heb ik zonet wel gedaan….
LET OP! Apple Mail vraagt je nu of je deze regel wilt toepassen op alle betsaande mails in je inbox. Zorg ervoor dat je dit NIET doet door op ‘Pas niet toe‘ te klikken. Als je op ‘Pas toe’ klikt worden namelijk alle afzenders in je inbox gemaild met een out-of-office bericht en dit wil je niet!
Ik krijg nu natuurlijk massaal veel mails binnen, kan dit stopgezet worden ?
Dank alvast voor uw feedback, mvg, Isabel
Ha Isabel,
Nee hier kun je niks aan doen, als je op PAS TOE klikt gaat hij automatisch iedereen die jou ooit gemaild heeft een out of office sturen… Je kunt Mail zo snel mogelijk afsluiten, maar ik denk eerlijk gezegd dat het proces gewoon wordt afgemaakt als je het weer opstart. Ik heb het er zo duidelijk mogelijk bij gezet om deze situatie te voorkomen.
Toch een fijne vakantie gewenst!
Groetjes, Claire
Die laatste tip om de ‘pas niet toe’ in te drukken mag echt meer naar boven in de tekst. Ik las het nadat ik dus 2x op ‘ok’ had gedrukt en daarna op ‘pas toe’. Oeps.. dit wil je inderdaad echt niet!