Mailboxen groeien en groeien. Niet alleen spam, maar ook heel veel belangrijke en minder belangrijke mails stromen dagelijks onze Macs binnen. Geregeld kom ik boxen tegen die meer dan 40.000 (!) mails bevatten. Zolang er genoeg ruimte op de server is zal blijven binnenkomen, maar heel overzichtelijk is het natuurlijk niet. Ook kan het Mail programma er trager van worden of zelfs af en toe crashen. Om het overzicht te bewaren en de controle weer terug te krijgen geef ik deze week 6 praktische tips.

1. Zoekt en gij zult vinden

De zoekfunctie van Mail heeft met de update naar Yosemite een flinke upgrade gekregen. Sindsdien is het mogelijk om te zoeken op mails van een bepaalde afzender en vervolgens daar nog een onderwerp aan te hangen. Dit werkt erg goed, maar wordt naar mijn idee nog erg weinig gebruikt.

Om te zoeken gebruik je het zoekveld rechtsboven in Mail. Begin met het tikken van een afzender of onderwerp waar je naar zoekt. In beeld verschijnen een aantal suggesties. Kies je een suggestie door er op te klikken, dan wordt deze als zoekopdracht ingevuld. Voor deze naam of titel staat nu een blokje met “van”, “aan”, “onderwerp” of “geheel bericht”. Door hier een keuze in te maken worden de zoekresultaten aangepast. Naast het eerste blokje kun je een tweede zoekterm intikken. Zo kun je dus gemakkelijk zoeken op alle mails van een bepaalde afzender met een bepaald onderwerp.

Met bewaar sla je de zoekopdracht op om later nog eens toe te passen. Zo’n opgeslagen zoekopdracht heet een Slimme Postbus. Hierover later meer.

2. Maak gebruik van mappen (maar niet teveel)

Met zoeken kom je een heel eind, maar voor sommige mails wil je graag aparte mappen aanmaken. Zo heb ik een map voor “Acties”, mails waar ik nog achteraan moet. Deze map controleer ik 1 of 2 keer per dag. Zo vergeet ik nooit iets op te volgen en dat geeft rust.

Mappen maak je aan door te gaan naar Postbus > Nieuwe Postbus. Zorg dat je mappen aanmaakt op de server (wereldbol logo) en niet lokaal op de Mac. Zo heb je overal dezelfde mappenstructuur. Hiervoor moet de mail zijn ingesteld als IMAP.

3. Automatisch filteren met slimme postbussen

Wil je met enige regelmaat dezelfde soort mails in één overzicht zien? Maak dan gebruik van slimme postbussen. Door verschillende criteria als datum, afzender, onderwerp of prioriteit mee te geven aan zo’n postbus kun je in één keer alle mails zien die hieraan voldoen. Dit wordt opgeslagen en stel je dus eenmalig in.

Ga hiervoor naar Postbus > Nieuw slimme postbus. Geef nu een naam en de criteria aan. Op deze manier kun je bijvoorbeeld dagelijks snel de urgente mails bekijken. De postbus verschijnt in de linker kolom onderaan met een radar symbool. De mails blijven gewoon in je inbox staan. Het is dus geen map, maar een filter.

4. Schrijf je uit voor onbelangrijke nieuwsbrieven

Een groot gedeelte van de dagelijkse mailstroom zijn nieuwsbrieven. Met Unroll.me kun je in één keer uitschrijven voor alle lijsten waar je liever niet (meer) op wilt staan. Veel van deze lijsten ken je waarschijnlijk niet eens. Hierna kun je ook aangeven dat je de nieuwsbrieven die je wel krijgt graag in één automatische mail wilt ontvangen. Zo beperk je het aantal momenten dat je deze mails krijgt al enorm.

Deze dienst werkt momenteel alleen met Outlook.com (inclusief Hotmail, MSN, & Windows Live), Gmail, Google Apps, Yahoo! Mail, AOL Mail, en iCloud.

Heb je een nieuwsbrief die je wel graag leest ontvangen en gelezen? Gooi hem dan gelijk weg als je deze niet meer persé hoeft te bewaren. Of zoek zo nu en dan op deze afzender en verwijder alle oude mailings in één keer.

“De belangrijkste tip die ik je kan geven met betrekking tot het behandelen van je mail is om onmiddellijk alles af te handelen wat binnen twee minuten kan. Dat scheelt echt heel veel tijd!”

De tip van: Ivonne Brans – Professional Organizer

5. Zorg voor minder spam

Spam voorkomen is bijna onmogelijk. Helaas is het nu eenmaal zo dat robots de hele dag bezig zijn met het versturen van onzin- en phishing-mails. Wat je er wél aan kunt doen?

• Laat je mailadres alleen achter als het echt nodig is en lees de voorwaarden. Soms wordt je adres aan derden verkocht of weggegeven, vooral als het gaat om commerciële win-acties.
• Stel een spamfilter in bij je provider. Zo pak je het probleem aan bij de bron. Informeer bij je aanbieder naar de mogelijkheden.
• Schakel het filter voor ongewenste reclame in bij je Apple Mail programma. Klik hiervoor op Mail > Voorkeuren > Reclame.
• Regel is: op hoe meer websites jouw mailadres staat vermeld, hoe meer kans op spam. Beperk dit dus waar mogelijk.

6. Wissen en archiveren

Het klinkt vanzelfsprekender dan het is: wis je mails. Gooi meteen weg wat niet meer nodig is. Natuurlijk moet je veel zakelijke mails bewaren voor de belastingdienst omdat offertes, facturen en andere afspraken tegenwoordig via de mail gaan, maar overdrijf het niet. Ga eens door je laatste 100 mails heen en kijk wat er weg kan. Dit is waarschijnlijk veel meer dan je had gedacht. Vergeet niet regelmatig de spamfolder en prullenmand te legen.

Ook archiveren kan een hoop overzicht geven. Selecteer oude mails die je niet meer vaak leest, klik met de rechter muisknop en kies “Archiveer”. De mails worden nu uit de inbox verplaatst naar het Archief in de linkerkolom.

Indev heeft een serie ontwikkeld om meer orde te scheppen in je Apple Mailbox. Hiermee kun je gebruik maken van handige sneltoetsen, automatische filters, beantwoordings-templates en markeringen. Probeer ze gratis uit en laat ons weten hoe het bevalt!

Iedereen heeft weer een andere werkwijze als het om mail gaat. Gebruik jij je Mail programma echt als brievenbus of meer als todo lijst? Hoe bevalt dat? Deel je ervaringen hieronder!