Er zijn verschillende manieren om je productiviteit te verhogen als het gaat om de Mac. Bijvoorbeeld door slim gebruik te maken van de Finder of zorgen dat je ongestoord je werk kunt doen. Maar er is nog een manier om taken te versnellen. Het gaat dan vooral om herhaalde taken zoals het bewerken van een reeks foto’s of het aanpassen van een serie documenten. Apple heeft hier een handige tool voor bedacht: Automator. Ben je veel bezig met het verwerken van series foto’s, documenten of PDF’s dan zou deze “robot” wel eens jouw nieuwe beste vriend kunnen worden. Deze week vertel ik over Automator en hoe je dit kunt inzetten.
De basis
Het hulpprogramma is te vinden op elke Mac in de map Programma’s. Eigenlijk kun je dit programma vergelijken met het koken van een recept. Je hebt ingrediënten nodig die je vervolgens moet bereiden en opdienen. Automator noemt dit “acties”. Deze acties bestaan uit dezelfde drie fases: verzamelen, verwerken en opslaan/verspreiden. Zo’n serie met acties noem je een “workflow”.
Als het opent kun je direct kiezen voor een bepaald type workflow. Hier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een workflow te creëren die uitgevoerd wordt als de Agenda applicatie een melding geeft. Om als startpunt de foto’s op een externe camera of iPhone te gebruiken kies je hier “Fotolader-plug-in”. Voor algemene workflows kies je “takenreeks”. Deze is aan te sturen vanuit Automator. Wil je deze reeks later weer uitvoeren, dan start je eerst dit programma of je sleept het bestand op de opgeslagen workflow file
Aan de hand van een eenvoudig voorbeeld wil ik je laten zien hoe zo’n workflow werkt. In dit geval gaan we van een map met foto’s een contactvel in PDF maken. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig:
- verzamel foto’s uit de map “Foto’s” op mijn bureaublad
- plaats deze als kleine afbeeldingen bij elkaar
- sla dit op als PDF op het bureaublad met de naam “Foto’s preview”
Verzamelen
Aan de linkerkant zie je twee kolommen met toe te voegen taken. Ze zijn ingedeeld per groep en je kunt er in zoeken via de zoekbalk erboven. De eerste taak zal altijd te maken hebben met fase 1: verzamelen. In veel gevallen zal dit “Haal opgegeven Finder-onderdelen op” zijn. Hiermee kun je een map of bepaalde bestanden aanwijzen waarmee Automator de taak moet gaan uitvoeren. Dit kan van alles zijn: foto’s, pdf’s en audio bijvoorbeeld. In dit geval kiezen we ook voor “Haal opgegeven Finder-onderdelen op” en selecteren we bij “Voeg toe” de map “Foto’s” op mijn bureaublad.
Verwerken en opslaan
Vervolgens moet er iets met de bestanden gebeuren. Je kunt foto’s een andere afmeting geven, spiegelen of bijvoorbeeld toevoegen aan een album in Foto’s. Wij gaan aangeven dat er van onze afbeeldingen een contactvel moet worden gemaakt. Hiervoor sleep ik de taak: “Nieuw pdf-contactvel” uit de sectie “Foto’s” naar mijn workflow. De naam wordt “Foto’s preview” en de doel-locatie is het bureaublad. Je kunt hier ook nog het aantal kolommen opgeven om te zorgen dat je foto’s precies op een bepaald aantal pagina’s passen.
Uitvoeren
Nu is de workflow compleet. Ik voer de taak direct uit als ik rechtsboven klik op “Voer uit”. Automator slaat de PDF direct op met de juiste naam en erachter de datum en tijd van uitvoering. Dit is vooralerg handig als je voor honderden of duizenden foto’s dezelfde taak moet uitvoeren.
Tip van een klant:
Ook in Pages en Numbers kun je automatiseren. Bijvoorbeeld door bepaalde velden te personaliseren met de juiste naam of adres. Op deze site vind je hier een programma voor én nog veel meer informatie over Automator en de mogelijkheden.
Bedankt voor de tip Maarten Boele!
Wat je allemaal kunt met Automator
Je kunt heel ver gaan met dit programma. Velen van ons zullen echter al met de basis erg geholpen zijn. Ik heb even een paar handige dingen die je kunt doen met Automator op een rijtje gezet:
- Automatisch back-ups maken van een bepaalde map door een afspraak in de Agenda te zetten.
- De tekst uit een PDF halen en in een gewoon tekst document zetten.
- Foto’s van je camera importeren in Foto’s en gelijk in een nieuw album zetten met de juiste naam.
- Downloads automatisch sorteren in Finder.
- Foto’s precies op maat maken voor je blog of website.
Beste Claire,
Zou jij mij kunnen helpen met het schrijven van een script voor Automator.
Van de bouw van een school maak ik foto’s met een GoPro. Daarvan wil ik straks een time-laps video van maken.
De GoPro maakt elke minuut een foto.
Ik heb nu veel te veel foto’s van de bouw van de school. Moet dus selecteren.
De bouw vindt overdag plaats, ik zou graag de foto’s, gemaakt tussen 06:30 uur en 19:00 uur
met behulp van Automator automatisch willen selecteren / kopiëren naar een andere map op de iMac.
De foto’s gemaakt in de donkere uren gebruik ik dan niet voor de film.
Alle foto’s staan in 1 map en hebben bijv. de volgende bestandsnamen:
2016-11-13_10-50_G0031350
2016-11-13_10-51_G0031351
2016-11-13_10-52_G0031352
2016-11-13_10-53_G0031353
2016-11-13_10-54_G0031354
2016-11-13_10-55_G0031355
2016-11-13_10-56_G0031356
2016-11-13_10-57_G0031357
2016-11-13_10-58_G0031358
2016-11-13_10-59_G0031359
2016-11-13_11-0_G0031360
2016-11-13_11-1_G0031361
2016-11-13_11-2_G0031362
2016-11-13_11-3_G0031363
Het eerste deel van de bestandsnaam is de datum (2016-11-13);
het tweede deel is het tijdstip (11-3 = 3 min over 11);
het derde deel is de bestandsnaam van de GoPro (G0031363).
Het laatste (derde) deel mag er eventueel af, als dat voor het selecteren makkelijker is.
Graag een tip…/ oplossing…
Alvast bedankt.
Gr., Rik
Ha Rik,
Bedankt voor je vraag.
In dit geval zou ik in de Finder de boel op aanmaakdatum sorteren, de foto van 6:30 uur selecteren en met shift ingedrukt die van 19:00 uur aanklikken en dat kopiëren. Automator zou dit kunnen, maar alleen met verschillende datums, niet met tijden. Het kost dan veel meer tijd om dat met Automator te doen dan in Finder.
Hopelijk is dit het antwoord op je vraag.
Mocht je meer advies willen, mail me dan even. Dit is erg specifiek namelijk.
Groetjes,
Claire
Claire,
Dank voor je reactie.
Het selecteren van de foto’s met de hand (een half jaar foto’s is circa 185 dagen) betekent 185 keer deze selectie maken en dat is nu juist wat ik wilde automatiseren.
Gr., Rik
Ha Rik,
Oh excuses, had moet door dat het om zoveel dagen ook ging.
Automator kan alleen wat doen met data, niet met tijd. Bestandsnaam is in dit geval ook niet handig omdat ze allemaal met hetzelfde beginnen. Je kunt het ongetwijfeld regelen met AppleScript, maar daar kan ik je helaas niet meer helpen.
Je bent vast niet de enige met deze vraag. Hopelijk vind je snel het antwoord!
Succes,
Claire