Mail is samen met Safari zonder meer het meest gebruikte programma op de Mac en iPhone. Hoeveel tijd besteed jij per dag aan het maken, opzoeken, versturen en uitspitten van mails?

Het Mail programma van Apple heeft zowel op de Mac als op de iPhone en iPad allemaal handige trucjes om minder tijd kwijt te zijn aan dit soort klusjes. Niet iedereen kent deze opties of maakt er (te) weinig gebruik van. Daarom geef ik deze week 7 tips om sneller te werken met Apple Mail

1. Multi-Tasken met concepten

Sinds iOS 8 is het op de iPhone en iPad mogelijk om tijdens het maken van een mail terug te gaan naar je inbox en eventuele mappen daarbinnen. Door je concept naar beneden te vegen wordt deze automatisch opgeslagen en kun je in je mail zoeken en bijvoorbeeld een stukje tekst kopiëren. Deze kun je vervolgens weer in je concept plakken door op de titel te tikken. Je kunt zo meerdere mails te gelijk maken n tussendoor opslaan. Kun je je concept niet meer vinden? Houdt dan je vinger even vast op het nieuwe-bericht-icoon rechtsonder (vierkantje met pen). Je ziet dan direct alle opgeslagen concepten.

2. Maak gebruik van swipe-acties

Je kunt op verschillende manieren een mail markeren, weggooien of op ongelezen zetten. De snelste manier is door gebruik te maken van swipe-acties. Door met je muis of vinger van rechts naar links of van links naar rechts te vegen over de mail worden verschillende acties zichtbaar. De mogelijkheden hiervan zijn aan te passen via Mail > Voorkeuren > Weergave op de Mac of Instellingen > Mail > Veegopties op de iPhone en iPad. Zo kun je met één beweging een mail weggooien of toevoegen aan een andere mailmap.

3. Werk met mappen

Het werkt niet voor iedereen even snel of overzichtelijk, maar ik heb er zelf erg veel baat bij. Door een map in Mail te maken voor acties heb ik een soort mini to-do lijst, naast mijn standaard herinneringen. Elke mail die binnenkomt waar ik niet direct op kan reageren gaat in deze map. Hier ga ik vervolgens op een ander tijdstip doorheen. Voor mij is dit dé manier om overzicht te houden in de soms overweldigende stroom met mails.

Als je gebruik maakt van zo’n mappenstructuur, zorg dan dat je mail ingesteld staat als IMAP. Hierdoor kun je zowel op je Mac als op je iPhone en/of iPad bij alle mappen. Om snel bij de veelgebruikte mappen te kunnen kwam ik nog een superhandig tructje tegen op www.theappfactor.com:

• Open op je iPhone/iPad de Mail app en ga naar Postbussen (linksboven)
• Tik op “Wijzig” rechts bovenaan
• Kies “Voeg postbus toe..”
• Kies de veelgebruikte map(pen)
• Tik drie keer op “Gereed”

Je kunt nu heel eenvoudig bij je veelgebruikte mappen. Op de iPhone is dit super snel en overzichtelijk!

4. VIP’s en meldingen

Wil je niet constant gestoord worden, maar wel op de hoogte blijven van specifieke mails? Maak dan gebruik van zogenaamde VIP markeringen. Door belangrijke contactpersonen aan te merken als VIP kun je aangepaste meldingen toevoegen. Bijvoorbeeld een andere beltoon of trilpatroon. Ga hiervoor naar de iPhone of iPad Mail app > Postbussen en tik op het i-icoon achter VIP. Hier kun je VIP’s toevoegen, verwijderen en de meldingen aanpassen. Op de Mac kun je een VIP aanmerken door rechterklik te doen op het adres of het sterretje voor de naam aan te klikken. Vervolgens kun je meldingen aanpassen bij Mail > Voorkeuren > Algemeen > Meldingen nieuw bericht.

5. Maak groepen en mail deze in één keer

Het adresboek van Apple (Contacten) heeft een aantal handige functies. Eén daarvan werkt samen met Mail en heet: Groepen. Sluit Mail af en maak een nieuwe groep aan in Contacten op de Mac door te kiezen voor Archief > Nieuwe groep. Sleep hier de gewenste contacten in. Open nu het Mail programma en begin met het tikken van de groepsnaam in het “aan” veld. Doe pijltje naar rechts of tab als je ziet dat de juiste groepsnaam wordt aangevuld. Nu komen alle adressen uit die groep in het “aan” veld te staan.

6. Mail grote bestanden direct vanuit Mail

Komt het regelmatig voor dat je grote bijlagen moet versturen en gebruik je hier nu WeTransfer of You Send It voor? Zonde van je tijd! In het Mail programma op je Mac zit namelijk een functie met de naam Mail Drop. Hiermee kun je bijlagen tot 5GB versturen zonder Mail te hoeven verlaten. Hoe? Dat lees je in mijn blog over Mail Drop.

7. Automatiseren met MailButler

Voor het uitgesteld verzenden van mails gebruikte ik altijd een plug-in met de naam Send it Later. Erg handig als je ’s avonds nog mails zit weg te werken, maar deze liever tijdens kantooruren verstuurd. Deze plug-in is inmiddels overgenomen door Feingeist en in een uitgebreide versie gelanceerd onder de naam: MailButler. Je kunt deze plug-in voor Mail gratis gebruiken tot 30 acties per maand.

Met MailButler kun je een aantal handige dingen die met het mail programma van Apple niet kunnen.  Zo kun je zien of iemand je mail heeft geopend, kun je emails op een later tijdstip laten versturen of worden mails omgezet naar notities. Een vierde mogelijkheid is het versturen van bijlagen via een willekeurige cloudservice. Dit kan dus iets anders zijn de iCloud (zoals bij Mail Drop). Hierdoor kan het formaat van de bijlage zelfs groter zijn dan 5GB. Ook zit er een systeem in waardoor je mail een aantal seconden (zelf in te stellen) wordt bewaard voordat hij wordt gestuurd. Handig als je je op het laatste moment bedenkt.

Wil je naast deze handige tips ook meer overzicht en controle over je mailbox?
Lees dan mijn blog met 6 praktische tips om weer controle over je mailbox te krijgen.