We komen het helaas wel eens tegen: ondernemers die data van hun Mac, iPhone of iCloud kwijt zijn geraakt. In sommige gevallen is het een dag werk, maar vaak is het meer of zijn het zelfs complete databases die bedrijfskritisch zijn zoals we dat noemen. Data die nooit verloren mag gaan omdat de onderneming hier compleet afhankelijk van is. Denk aan lopende opdrachten waarmee veel geld gemoeid is of een adresboek met verzamelde contacten van tientallen jaren. In een aantal gevallen kan het zelfs het faillissement van een bedrijf betekenen. Helaas worden wij vaak pas ingeschakeld als het al te laat is. Daarom wil ik nog een keer de aandacht vestigen op het belang van een georganiseerde, veilige en preventieve manier van werken. Wat kan je nu al doen om te zorgen dat dit jou nooit overkomt?
1. Maak Automatische Back-Ups
Laten we beginnen bij het begin: het maken van back-ups. Het gaat dan vooral om het periodiek en automatisch maken ervan. Af en toe handmatig iets wegschrijven op een externe schijf is geen automatisch systeem en heel foutgevoelig. Zorg dus voor iets wat automatisch gebeurt, ook als je er zelf even niet aan denkt. Apple heeft hier hele goede software voor: Time Machine. Door middel van deze (gratis) software wordt de back-up opgeslagen op een zelf aan te wijzen externe schijf (of NAS/server), inclusief het complete systeem en alle instellingen. Dat betekent dat je bij uitval van de Mac binnen een paar uur weer verder kunt werken. Omdat Time Machine versies bijhoudt is een verloren bestand ook snel weer terug te halen.
Door te kiezen voor een draadloze schijf (NAS/server of Time Capsule) wordt het mogelijk de back-up in een andere ruimte dan de Mac te plaatsen. Hierdoor is het minder voor de hand liggend dat bij een inbraak zowel de Mac als de back-up worden meegenomen. Eventueel kun je er ook voor kiezen nog een derde kopie buiten de deur op te slaan, zodat ook bij brand geen data verloren zal gaan. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor zoals het maken van online back-ups of het plaatsen van een server in een tweede pand.
Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op.
2. Gebruik Online Opslag
Door iCloud of andere online diensten (zoals Dropbox) te gebruiken wordt een deel van de belangrijke data (zoals contacten en agenda’s) in de cloud bewaard. Door in te loggen heb je altijd toegang tot deze informatie. Via elke browser op elke computer met een internet verbinding kan je erbij en deze gegevens exporteren. Ook het online opslaan van al je foto’s is tegenwoordig mogelijk met iCloud. Lees hier alles over de iCloud Fotobibliotheek.
Het online opslaan van data is niet altijd de beste en veiligste oplossing. Een stabiele internet verbinding is bijvoorbeeld vereist voor een soepele werking. Als online opslag verkeerd wordt ingezet kan dit juist erg onveilig zijn. Vraag ons daarom naar de beste oplossing voor jouw situatie.
3. Zorg dat je Controle hebt
Wat ik vaak tegenkom is dat men denkt iCloud goed te gebruiken, maar ondertussen (delen van) de contacten, agenda’s, notities of herinneringen op andere plekken heeft staan. Dit kan lokaal zijn of bijvoorbeeld bij Google, Microsoft Exchange of een eigen provider. Dat is prima te combineren als dit een bewuste keuze is, maar meestal is dat het niet. Zorg dus dat je overzicht hebt en precies weet wat waar staat en waarom.
4. Exporteer Cruciale informatie
Als je alle bovenstaande stappen hebt gevolg ben je al goed bezig. Maar ook back-up schijven kunnen kapot gaan of de verbinding kan uitvallen waardoor een back-up al even niet gemaakt is. Voor extra zekerheid is het dus verstandig om bedrijfskritische data alsnog zo nu en dan handmatig weg te zetten. Ik exporteer bijvoorbeeld elke kwartaal mijn agenda, contacten, administratie en wachtwoorden database naar een los bestand op de Mac zodat ik bij het faillissement van Apple, MoneyBird of 1Password (laten we het niet hopen) nog verder kan met mijn bedrijf. Het staat op dat moment offline en kan dus ook niet door foutieve synchronisatie aangetast worden. Stel: ik wis per ongeluk al mijn afspraken van mijn iPhone zodanig dat dit met iCloud gesynchroniseerd wordt. In dit geval zouden mijn afspraken ook verdwijnen op mijn Mac. Hiervoor heb ik dan altijd nog een lokale kopie van maximaal 3 maanden oud. Dat is voor mij voldoende, maar je zou dit bijvoorbeeld ook elke maand kunnen doen.
5. Lees wat er Staat
6. Download geen Onbekende Software
7. Wees Extreem voorzichtig met Gevoelige data
Heb je te maken met privacy gevoelige data of gegevens van anderen? Zoek dan een passende oplossing. Je kunt denken aan encryptie of andere beveiligingstechnieken. Aangezien dit heel specifiek is, beantwoord ik vragen hierover graag persoonlijk. Stel ze gerust via de mail of het commentaarveld hieronder.
