Veel van onze klanten gebruiken het vaak al volledig of gedeeltelijk: Cloud diensten. Meestal staat iCloud ingesteld om o.a. agenda’s en contacten te synchroniseren en worden iCloud Drive en/of Dropbox gebruikt om diverse bestanden op te slaan. Dit laatste vaak vooral voor privé-gebruik. Maar je kunt Dropbox zeker ook zakelijk heel goed inzetten. Deze week zet ik 5 redenen om Dropbox te gebruiken voor jouw bedrijf op een rijtje.

1. Ervaar de vrijheid van het flexwerken

Is het niet heerlijk als ondernemer? De vrijheid van het indelen van je eigen tijd en zelf bepalen wanneer je wat het liefste doet? Door ervoor te zorgen dat je altijd bij je bestanden kunt, maak je het jezelf nóg makkelijker. Of je nu achter je iMac zit op kantoor of op je MacBook of iPad in de tuin of op het terras, je kunt overal werken waar jij maar wilt als je bestanden in “de cloud” staan. Dit kan iCloud Drive zijn of een eigen server, maar ook Dropbox is hier heel geschikt voor. Het fijne van Dropbox is dat alle bestanden ook lokaal staan en je daardoor dus niet eens afhankelijk bent van de internet-verbinding*.

2. Het is zeer betaalbaar

Het is fijn om een eigen server te hebben. Je bent dan niet afhankelijk van een ongrijpbaar groot bedrijf hier ver vandaan, maar het kastje staat letterlijk binnen handbereik. Je hebt de beveiliging en het verkeer compleet in eigen handen. Een nadeel hiervan is wel dat je dit beheer ook zelf móét regelen. Hij zal moeten worden onderhouden en als er iets kapot gaat moet je het zelf oplossen. Daarnaast gaat een eigen server gepaard met een financiële investering. Door gebruik te maken van een bestaande dienst kun je op veel van deze kosten besparen. Dropbox is tot 2GB gratis. Ga je het serieus inzetten voor je bedrijf dan zal dit echter snel te weinig zijn. Voor 1TB betaal je €9,99 per maand, nog steeds een schappelijke prijs. Heb je meer dan 1TB nodig? Dan is Dropbox zeer waarschijnlijk niet de beste oplossing voor jouw bedrijf. Wel is er nog de mogelijkheid om te kiezen voor Dropbox Business. Dit is bedoeld voor bedrijven met minimaal 5 gebruikers en biedt onbeperkte opslagruimte.

3. Deel bestanden met je klanten of collega’s vanuit de Finder

Als je Dropbox op je Mac installeert komt er in je Finder de mogelijkheid bij om direct een link naar een bestand te kopiëren. Zo kun je heel gemakkelijk bestanden delen met je klanten of collega’s. Ze zien niet je hele Dropbox of kunnen iets bij jou wijzigen, maar krijgen alleen een link naar die specifieke file. Dit doe je door met rechts te klikken op het bestand en te kiezen voor “Link kopiëren”. Eronder zie je nog drie mogelijke Dropbox acties. Deze spreken voor zich.

4. Een extra “back-up”

Bij het gebruik van Dropbox worden al je bestanden naar de computers gesynchroniseerd. Dit betekent dat (tenzij je mappen uitsluit) alles zowel op je Mac staat, als online. Een extra kopie dus. Het voordeel van Dropbox is dat deze kopie buiten het pand (namelijk op de Dropbox server) staat en dus ook zonder Mac benaderbaar is, via Dropbox.com. Mocht je Mac het begeven of in het ergste geval het hele pand afbranden, dan staan de files nog steeds online. Tegenwoordig is het zelfs zo dat er 30 dagen aan versies wordt bewaard als je voor Dropbox betaald. Hierdoor kun je dus ook per ongeluk verwijderde bestanden binnen een maand weer terugvinden. Let wel op: ik zet “back-up” niet voor niks tussen aanhalingstekens. Mocht een file corrupt raken of mocht je worden buitengesloten uit je account (door bijvoorbeeld hackers of aanvallen waarmee Dropbox soms te kampen heeft) dan synchroniseert dit naar al je apparaten door. Zorg dus altijd dat je naast Dropbox ook nog een eigen back-up maakt van je machine. Bij voorkeur met Time Machine.

5. Samenwerken met je team wordt makkelijker

Ben je geen ZZP-er, maar heb je een heel team? Ook dan is Dropbox een goede oplossing. Met het Dropbox Business pakket, kun je vanaf 5 gebruikers allemaal tegelijk werken aan je zakelijke bestanden. Je krijgt allerlei extra tools om het team te assisteren en te controleren. Alle mogelijkheden vind je hier. Dropbox Business is af te sluiten vanaf €12 per maand/gebruiker. Wil je met je hele bedrijf overstappen naar een cloud oplossing en wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op voor een advies op maat.

Tip: Gebruik Dropbox zo veilig mogelijk en stel 2-staps-verifcatie in!

Gebruik jij Dropbox al voor je onderneming? Waarom wel of niet?
Deel hieronder je ervaringen met andere Mac gebruikers.

* alleen van toepassing op de iMac en MacBook, mobiele apparaten hebben wel een internet-verbinding nodig om de bestanden binnen te halen.