De gouden 3-2-1 regel voor het maken van back-ups

We bewaren steeds meer data. Op je Mac, iPhone en/of iPad staan gigabyte’s aan bestanden, foto’s en video’s. Helaas gaan apparaten ooit een keer stuk of raken kwijt. Zorg er dus voor dat je van belangrijke data áltijd een back-up hebt. Je moet er toch niet aan denken om je complete map met klantgegevens, vakantiefoto’s of financiële administratie kwijt te raken? Om je dit leed te besparen vertel ik hoe jij ervoor zorgt dat je nooit data kwijtraakt door middel van de gouden 3-2-1 regel voor het maken van back-ups.

Regel 1: Zorg voor 3 kopieën van je belangrijkste bestanden

Zorg ervoor dat je belangrijke data, die je écht niet kunt missen, veilig opslaat op 3 locaties. Dit houdt in: op drie verschillende media, dus niet een kopie in dezelfde map of op dezelfde schijf. Hierdoor wordt de kans op verlies een stuk kleiner als er iets lokaal misgaat.

Het origineel (1) is meestal de harde schijf in je Mac. Een kopie ervan (2) kun je het beste maken met Time Machine op een externe harde schijf of NAS. Zorg daarnaast nog voor een derde kopie (3), bijvoorbeeld online. Als je iCloud Drive of Dropbox gebruikt heb je dus al twee locaties: je Mac en online. Zet hiernaast nog Time Machine aan op een externe schijf en je bent er.

Regel 2: Maak gebruik van minstens 2 verschillende bestandsdragers

Het is verstandig om ervoor te zorgen dat de data op 2 aparte bestandsdagers staat. In het bovenste voorbeeld zijn dat een harde schijf en een online locatie. Het kan uiteraard ook een USB stick of NAS zijn. Als het maar een andere drager is dan waar je origineel op staat.

Regel 3: Zorg voor 1 kopie buiten de deur

Eigenlijk is dit de belangrijkste regel en tegelijkertijd degene die het minst consistent wordt toegepast. Door te zorgen voor een back-up buiten de deur kun je voorkomen dat je data verloren gaat als er wordt ingebroken of brand uitbreekt. Dit kan een derde kopie zijn op een externe schijf die je op kantoor (of juist thuis) bewaart óf een online kopie. Dit laatste kan door middel van bijvoorbeeld synchronisatie diensten als iCloud Drive of Dropbox, maar je kunt ook kiezen voor een online back-up. Hierin worden namelijk niet alleen de bestanden meegenomen die je zelf in de cloud zet, maar vaak ook al je instellingen en minder belangrijke mappen zoals downloads en bureaublad. Zo ben je snel weer aan het werk als er iets mis gaat. Daarnaast worden de bestanden niet heen en weer geschreven (gesynchroniseerd), maar is het éénrichtingsverkeer. Dit voorkomt dat een corrupt of fout bestand in de cloud ook weer op je Mac terecht komt en reduceert de kans op verlies dus nog verder.

Helaas kunnen we Time Machine back-ups (nog) niet in iCloud maken. Een overzichtelijke en voordelige oplossing voor online back-up is BackBlaze. Een aantal van onze klanten maakt hier gebruik van en zijn er erg over te spreken. Je kunt zelf de voortgang zien en krijgt actief meldingen als de back-up om wat voor reden dan ook niet kon worden voltooid.

Waar moet je aan denken?

Naast de mappen en bestanden op je Mac is er nog een hoop andere belangrijke data die je niet moet vergeten als je deze 3-2-1 regel toepast. Heb jij deze regel toegepast voor de volgende onderdelen?

• Je eigen website
  (bijvoorbeeld: origineel online, 1 back-up bij je provider, 1 back-up lokaal)
• Data op iCloud
  (bijvoorbeeld: origineel online, origineel op je Mac (zet hiervoor ‘optimaliseer opslag’ uit of zorg voor volgende vrije ruimte, 1 back-up via Time Machine)
• Lokale mails/agenda/contacten
  (bijvoorbeeld: origineel lokaal, 1 Time Machine back-up op een externe schijf, 1 geëxporteerde versie op een beveiligde server op kantoor)
• Foto’s in het foto’s programma op de Mac
  (bijvoorbeeld: origineel lokaal, 1 Time Machine back-up op een externe schijf, 1 versie in iCloud-Foto’s)
• Instellingen
  (bijvoorbeeld: origineel lokaal, 1 Time Machine back-up op een externe schijf, eventueel ook een back-up online)
• Data op iPhone/iPad
  (bijvoorbeeld: origineel lokaal, 1 reservekopie op iCloud, 1 reservekopie via de Finder op de Mac)

Nog wat extra tips:

• Het valt of staat bij regelmaat, probeer zo veel mogelijk te automatiseren.
• Is jouw kopie buiten de deur op een externe schijf? Wissel deze dan steeds om: week 1 = schijf A thuis, schijf B op kantoor; week 2 = schijf B thuis, schijf A op kantoor.
• Gebruik je iCloud-Foto’s? Zorg dan dat je zelf nog een kopie van de foto’s hebt door “download originelen naar deze Mac” aan te zetten in de instellingen of ze regelmatig handmatig te downloaden via www.icloud.com.
• Er zijn nog diverse oplossingen, zoals een eigen server, die het back-up proces kunnen versnellen en/of automatiseren. Neem voor persoonlijk advies contact met ons op.