Als ondernemer zal het regelmatig voorkomen dat je moet samenwerken. Met je team, collega’s of bijvoorbeeld een netwerk-groep waar je deel van uitmaakt. Er zijn heel veel apps en programma’s die samenwerking mogelijk maken. Denk aan Dropbox, Evernote of Google Hangouts. Als je Apple producten gebruikt heb je waarschijnlijk al eens kennis gemaakt met iCloud. Ook via iCloud kun je tegenwoordig op veel vlakken gemakkelijk samenwerken door bijvoorbeeld documenten, afspraken en to-do lijstjes met elkaar te delen. Deze week bespreek ik 4 manieren om iCloud in te zetten voor samenwerking.
Bij alle manieren is het belangrijk dat zowel jij als de ontvanger gebruik maakt van een Apple ID (= iCloud account). Windows gebruikers kunnen iCloud voor Windows installeren om zo ook iCloud Agenda’s en Herinneringen te zien op hun PC. Alle iCloud deel-diensten zijn ook beschikbaar via www.icloud.com (Mac én Windows).
1. Maak samen een planning: gedeelde agenda’s
Wij maken zelf veel gebruik van het delen van agenda’s. Dit kun je doen in een privé-situatie (deel agenda’s met je partner), maar natuurlijk ook zakelijk.
Op de Mac: Zorg dat bij ‘Systeemvoorkeuren’ > ‘iCloud’ de Agenda geactiveerd is. Open Agenda en selecteer de agenda die je wilt delen. Kies ‘Wijzig’ > ‘Deel agenda..’ in de menubalk. Hier kun je het e-mail adres van de ontvanger invullen.
Op de iPhone/iPad: Zorg dat bij ‘Instellingen’ > iCloud > ‘Agenda’s’ aan staat. Ga in de Agenda app naar Agenda’s (midden onder) en tik op het i-symbool achter de betreffende agenda. Hier kun je het e-mail adres van de ontvanger invullen.
2. Samen een to-do lijst bijhouden: gedeelde herinneringen
Naast Agenda’s kun je ook Herinneringen met elkaar delen. Hier kun je lijstjes in maken die je vervolgens kunt af-vinken eventueel gekoppeld aan een datum of tijd. Beide krijgen dus een melding als de herinnering verlopen is. Erg handig voor gezamenlijke boodschappenlijstjes of to-do’s.
Op de Mac: Zorg dat bij ‘Systeemvoorkeuren’ > ‘iCloud’ ‘Herinneringen’ geactiveerd is. Open Herinneringen, maak eventueel een nieuwe lijst aan, en selecteer de lijst die je wilt delen. Klik op het waaier-symbool wat verschijnt als je met de muisaanwijzer over de lijst beweegt en kies ‘Deel met…’. Hier kun je het e-mail adres van de ontvanger invullen.
Op de iPhone/iPad: Zorg dat bij ‘Instellingen’ > iCloud > ‘Herinneringen’ geactiveerd is. Ga in de Herinneringen app naar de juiste lijst, kies ‘Wijzig’ en vervolgens ‘Delen’. Hier kun je het e-mail adres van de ontvanger invullen.
3. Werk samen aan documenten: iWork samenwerking (bèta)
Sinds de keynote van september 2016 is er iets nieuws: iWork Collaboration. Hiermee kun je gemakkelijk samen werken aan documenten in Pages, Numbers en Keynote. Dit kan zowel op de Mac, iPad/iPhone als via iCloud.com (dat laatste ook voor Windows-gebruikers). Handig is dat je met meerdere personen tegelijk (letterlijk) aan een document kunt werken, iets wat met Dropbox nog wel eens voor problemen zorgt. In diverse kleuren wordt aangeven in welk gedeelte van het documenten een ander op dat moment bezig is. Het is mogelijk om verschillende toegankelijkheden en bevoegdheden in te stellen per document. Zo kun je het delen met alleen uitgenodigde personen of iedereen die de link heeft (genodigden kunnen deze dus ook weer met anderen delen). Voor iWork samenwerking is MacOS Sierra of iOS 10 én het inschakelen van iCloud Drive vereist.
Op de Mac: Zorg dat bij ‘Systeemvoorkeuren’ > ‘iCloud’ ‘iCloud Drive‘ geactiveerd is. Open Pages, Numbers of Keynote en maak of open een nieuw document. Klik op het poppetjes icoon (‘Werk samen’) en kies hoe en met wie je de notitie wilt delen.
Op de iPhone/iPad: Zorg dat bij ‘Instellingen’ > iCloud > ‘iCloud Drive‘ geactiveerd is. Ga in de Pages, Numbers of Keynote app naar het document wat je wilt delen en tik op de drie bolletjes rechtsboven. Kies ‘werk samen met anderen’ en geef hier aan hoe en met wie je de notitie wilt delen.
4. Voor al het andere: gedeelde notities
Ook notities kun je tegenwoordig delen. Notities heeft onlangs een flinke update gehad waardoor je nu ook plaatjes, schetsen en checklists kan toevoegen aan je notities. Nog leuker als je deze ook kunt delen dus! Let op: voor het delen van notities heb je iOS 9 of Mac OS X 10.11 of hoger nodig.
Op de Mac: Zorg dat bij ‘Systeemvoorkeuren’ > ‘iCloud’ ‘Notities’ geactiveerd is. Open Notities, maak eventueel een nieuwe notitie aan, en selecteer de notitie die je wilt delen. Klik op het poppetjes icoon (‘Voeg personen toe’) naast het zoekvenster en kies hoe en met wie je de notitie wilt delen.
Op de iPhone/iPad: Zorg dat bij ‘Instellingen’ > iCloud > ‘Notities’ geactiveerd is. Ga in de Notities app naar de notitie die je wilt delen en tik op het poppetjes icoon (‘Voeg personen toe’). Kies hier hoe en met wie je de notitie wilt delen.
Notities app naar de notitie die je wilt delen en tik op het poppetjes icoon (‘Voeg personen toe’). Kies hier hoe en met wie je de notitie wilt delen.
Beste Claire, dank voor deze tip. Ik heb mijn uodate gecheckt (iPhone) en die zegt versie 11.0.3. Maar ik zie geen poppetjesicoon in notities.
Ha Gerdien,
Geen dank! Het werkt alleen met notities die in iCloud gemaakt zijn. Misschien bekijk je nu een ander soort account of lokaal? Dit kun je uitsluiten door linksboven op het pijltje te tikken totdat je bij “Mappen” komt. Alleen notities die onder het kopje iCloud vallen kun je delen op deze manier. Staat er geen iCloud tussen? Dan moet je dit eerst aanzetten bij Instellingen > Apple ID > iCloud > Notities.
Succes!
Claire