1. Vakantie is Belangrijk, juist voor Jou
Als ondernemer zul je erachter komen dat er nooit een perfect moment is om op vakantie te gaan. Zeker als ZPP-er komt het erop neer dat er niks gebeurd (en er dus geen geld binnenkomt) als jij er zelf niet bent. Hierom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je passief inkomen genereert, maar het is ook iets wat er gewoon bij hoort. Het is belangrijk om er soms even tussenuit te gaan. Dit geeft nieuwe inzichten, inspiratie en ververst het brein, zo vertelt de Flow weekly mij wekelijks. De mooiste ideeën (ook voor het bedrijf) komen over het algemeen tijdens momenten van rust. Het is dus niet alleen belangrijk om zo nu en dan zelf te relaxen, maar het zal ook je bedrijf uiteindelijk meer opleveren.
2. Handel Lopende Projecten op tijd Af
Er is niks zo vervelend als in de auto onderweg naar de vakantiebestemming te worden gebeld door een klant met een vraag of probleem. Zorg er dus ruim op tijd voor dat je lopende projecten afhandelt. Bel een paar dagen van te voren met de klant waarvoor je onlangs iets hebt ontworpen met de vraag of alles naar wens is en controleer de websites die je onderhoudt op kritische updates. Door hier een paar dagen voor vertrek mee bezig te zijn kun je je klanten met een gerust hart achter laten.
3. Zorg voor een Partner
Uiteraard kan het altijd gebeuren dat een klant jou direct nodig heeft tijdens je vakantie. Zorg er daarom voor dat er iemand is, die de situatie kan inschatten en eventuele vragen kan beantwoorden. Dat kan een medewerker of teamlid zijn. Voor de ZZP-ers is dit een partner of collega. Kies iemand uit die je vertrouwt en bekend is met jouw werkwijze. Deze persoon is de enige die jouw nummer krijgt en alleen mag bellen voor noodgevallen. Zet deze persoon in je adresboek en bel hem/haar zo snel mogelijk terug als hij/zij contact opneemt tijdens je vakantie. Als hij/zij niet belt loopt het dus op rolletjes en kun je rustig vakantie vieren.
4. Breng Backup Schijven Weg
Tijdens de vakantie als je kantoor of huis onbewoond is, ligt diefstal op de loer. Breng de schijf of schijven waar je backups op staan dus naar iemand anders als je voor langere tijd afwezig bent. Dit kan bijvoorbeeld een buurman of familielid zijn. Spreek af dat diegene de schijven met zijn/haar leven bewaakt (bij wijze van spreken natuurlijk..). Zo weet je zeker dat er met de data niks kan gebeuren.
5. Stel een Out-of-Office reply in
Misschien is het voor de hand liggend, maar stel een “out-of-office reply” in voor mail en pas ook de voicemail aan. Zet er (of spreek) de data van vetrek en terugkomst in met één dag marge. Zo heb je nog een dag om door de stapel ongelezen mails te gaan voordat je wordt overladen met telefoontjes. Het instellen van een out-of-office reply kan bij je hoster. Vaak kun je daar inloggen en de tekst zelf aanpassen. Zo niet, vraag het tijdig aan degene die voor jou de website en mailadressen beheert.
6. Laat je MacBook Thuis
Het is heel verleidelijk om je complete bedrijf mee te nemen op vakantie. Als je een iPhone, iPad en MacBook hebt ingepakt denk dan nog even na. Tegenwoordig kunnen we op de iPhone en iPad prima mails lezen, de agenda bekijken en bij belangrijke bestanden (via bv de Dropbox app), dus een Mac is gewoon niet nodig. Aan lopende projecten en administratie werken is tijdens je vakantie gewoon niet aan de orde. Mits punt 3 goed is uitgevoerd natuurlijk!
7. Plan een Moment in om Mails te Checken
Zeker als je langer dan een week weg bent kan het soms fijn zijn om wel even de mails en voicemails te checken. Als je hierdoor rustiger in het zwembad kan liggen zou ik dat ook zeker doen, maar wel onder zeer strenge voorwaarden. Plan van te voren één of twee momenten per week in waarop je jezelf toe staat om zakelijke mails te bekijken en maak een map aan op de server met de naam “To Do”. Schakel alleen om deze momenten de zakelijke mail in* en zet alles wat moet gebeuren maar later kan in “To Do”. Gooi alle onzin en nieuwsbrieven meteen weg en stuur de urgente én belangrijke mails door naar de partner of collega van punt 3. Dit proces zou maximaal een half uur moeten duren, dus kies een moment in de ochtend met een lekkere espresso op een terras. Zo heb je aan het einde van de vakantie een redelijk rustige mailbox en weer nieuwe energie!
* Ga op de iPad of iPhone naar “Instellingen” > “Mail, Contacten, Agenda” en kies het juiste account. Zet nu het schuifje bij “Mail” uit. Zo is de account tijdelijk inactief en makkelijk weer te activeren indien nodig. Hierbij hoeven de instellingen (server gegevens etc) dus niet opnieuw te worden ingevoerd.
Nu is het vooral een kwestie van genieten! Als je deze tips in acht neemt kan dat bijna niet meer mis gaan. Ga leuke dingen doen, geniet van je gezin en de natuur en kom met een frisse blik en nieuwe inspiratie weer terug. Hierdoor ben je weer scherp en je klanten zullen dit allemaal waarderen.
Goede tips Claire! Tijdelijks mail etc uit kunnen zetten, dat wist ik nog niet. Een ook dat je via je provider een out-of-office reply kunt instellen is nieuwe voor mij.
Hoi Vera,
Fijn dat je wat aan de tips hebt!
Ga je nog op vakantie komende zomer?
Groetjes,
Claire