Om een goed overzicht te krijgen in je agenda is het eerste was je moet doen onderscheid maken met kleuren. Maak 3 tot 7 agenda’s aan (werk, privé, familie, uitjes etc.) en geef deze allemaal een eigen kleur. Op een gegeven moment hoef je niet eens meer in de legenda te kijken, maar zie je in één oogopslag om wat voor soort afspraak het gaat. Pas, indien nodig de kleur ook aan op je iPhone en iPad zodat je overal dezelfde kleuren terug ziet komen. Als je iCloud gebruikt synchroniseert dit automatisch.

Een tip die ik ooit op de blog van Martijn Crama (Music United) las was het aanbrengen van hekjes in het onderwerp van de afspraak. Dit gebruik ik sindsdien voor mijn standaard afspraken. Zo zet ik een 1 op 1 altijd zo in de agenda: [1 op 1] Naam van Klant. Of een installatie als: [Plug & Play] Naam van Klant. Je zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om in een privé agenda [sporten] Tennis en [sporten] Voetbal te gebruiken. Martijn gebruik ook kapitalen, net wat je fijn vindt. Het lijkt onzin en weinig te veranderen aan de notatie, maar in je hoofd gebeurd er toch wat. Ik ervaar mijn agenda sinds dien als een stuk overzichtelijker.

Gebruik je agenda’s samen? Ga dan na of het gaat om een gedeelde agenda of dat je af en toe alleen een afspraak wilt delen. Is dit laatste het geval, dan volstaat een uitnodiging (rechterklik > “Voeg genodigden toe”). Wil je dat beide personen afspraken kunnen aanmaken, aanpassen of verwijderen? Deel dan de hele agenda via: Wijzig > Deel agenda…

Als je een afspraak hebt die de gehele dag (of meerdere dagen) duurt, dan wordt dit vooral in het week en dag overzicht soms wat overheersend. Je kunt er voor kiezen om een activiteit voor de hele dag in te plannen door dit aan te vinken in de opties. Hierdoor wordt het een streepje aan de bovenkant en wordt niet je hele agenda een gekleurd vlak.

Zeker als je een zakelijke agenda bijhoudt wil je ook de reistijd zien en eventueel mee kunnen tellen met je uren. Dit kan door in de activiteit-opties “reistijd” aan te zetten. Hier kun je zelf de reisduur aangeven. Heb je ook een locatie ingevoerd dan rekent de Agenda de reistijd voor je uit. In het dag- en weekoverzicht wordt de reistijd nu weergegeven met een stippellijntje.

Wat soms kan zorgen voor onoverzichtelijkheid in de Agenda zijn de items in “Gevonden in mail” en verjaardagen. Deze worden automatisch aangemaakt door Apple. De verjaardagen komen uit je adresboek en “Gevonden in mail” zijn afspraken die het Mail programma heeft gedetecteerd. Dit is iets wat je dan ook bij je Mail-instellingen aan hebt staan. Door deze items uit te vinken kan de agenda al een stuk luchtiger worden. Dit kan bij Agenda’s > Andere.